5 consejos que harán más productivas tus reuniones virtuales

La pandemia Covid-19 ha llevado a las personas a pasar largas horas frente a su computadora participando en reuniones virtuales, dedicando muchas veces más tiempo a esto que a la propia operación que tiene encomendada. Si líderes y colaboradores gestionan mejor sus juntas a distancia, éstas serán menos desgastantes, la confianza en los equipos aumentará y las tareas asignadas se llevarán a cabo de manera más eficiente.

Cláudia Mourão lleva muchos años haciendo consultoría empresarial, principalmente en temas de liderazgo y desarrollo organizacional, pero desde que apareció la pandemia Covid-19 y con ella el confinamiento y el home office, las empresas la han buscado para pedir su ayuda y capacitar a gerentes y colaboradores para llevar a cabo reuniones en línea más eficientes y productivas.

    “Algunas compañías comenzaron a hablarme por teléfono un poco desesperadas para decirme que no entendían por qué en las reuniones tanto líderes como miembros del equipo tenían apagadas sus cámaras. Percibían que este tipo de situaciones no estaban ayudando a generar una comunicación efectiva, lo cual se traducía en largas horas de reuniones y poco margen para realmente operar”, comenta la experta en Capital Humano.

Esto llevó a Cláudia, de origen brasileño, a estudiar cómo se llevan a cabo las reuniones en línea actualmente en las empresas y mapear las áreas de oportunidad que suelen tener líderes y colaboradores al momento de entablar una comunicación virtual.

    Espacio adecuado.

Las personas deben considerar previo a una reunión en línea cómo es el lugar en que estarán para llevar a cabo la reunión. Hay tres aspectos básicos a considerar: que la iluminación sea la adecuada, que el lugar esté recogido para no sentirse incómodo y que la computadora se apoye en una superficie que a la persona le permita tener una posición adecuada.

    Internet suficiente.

Si en nuestra casa no tenemos una buena calidad en la red de internet, es mejor buscar otra opción. Las interrupciones pueden hacer parecer que hay desinterés de nuestra parte, además de que cortan mensajes que pueden ser claves para nuestra labor cotidiana.

    Contacto visual.

La distancia ya hace difícil entablar una relación entre las personas, tratemos de no quitar la cámara para no dar pie a una mayor incertidumbre sobre posibles reacciones a lo que se está comunicando. El contacto visual también expresa confianza.

    El cuerpo comunica.

El manejo del cuerpo es importante. Cuando balanceamos las manos comunicamos, pero también puede ser un elemento para utilizar a nuestro favor, por ejemplo, llevando a la otra persona a que focalice su vista de nuevo a nuestro rostro. Las manos no deben estar cerca de la cámara de la computadora, sino de nuestro tórax, para llevar la atención a lo que hablamos.

    El confort de la silla.

La situación actual hace que las reuniones virtuales se prolonguen más de lo que lo hacían antes de la pandemia. De ahí que el lugar donde estamos sentados trabajando sea crucial para estar cómodos y focalizados en las reuniones. La silla no es un elemento utilitario más, sino una herramienta de eficiencia para hacer home office y teletrabajo.

    “Hay aspectos que en las reuniones virtuales hasta 2019 no parecían importantes, pero que hoy toman una relevancia que nunca habríamos imaginado, como el hecho de tener siempre a la mano un vaso de agua para tener la boca fresca y poder entablar una comunicación verbal efectiva y clara”, añade Cláudia.

La organización de jóvenes YMCA América Latina y el Caribe, para tener un mejor entendimiento con sus equipos de trabajo en la región en esta etapa de pandemia, realizó de manera reciente una Guía para Reuniones Virtuales Efectivas, en la que además de destacar algunos puntos similares a los que comenta la experta en desarrollo organizacional, añade otros aspectos técnicos que no está de más considerar:

“Cuando la reunión esté a punto de finalizar, una buena práctica es recapitular las actividades que cada persona llevará a cabo. Es una manera de asegurarse que todos entiendan quién está abordando qué y garantizar la responsabilidad”, se menciona en el documento de YMCA.

Informes de Harvard Business Review(HBR) sostiene que el boom de la comunicación virtual está dando lugar a nuevos conocimientos que se centran en la diversidad de información y en la sincronía fisiológica, cuya atención puede fomentar la creatividad, agilizar los procesos, reducir el estrés de la multitarea y mejorar el rendimiento del equipo.

Así lo explica:

“La comunicación humana es naturalmente explosiva, en el sentido de que implica períodos de gran actividad seguidos de períodos de poca o ninguna. Nuestra investigación sugiere que tales ráfagas de comunicaciones rápidas, con periodos más largos de silencio en el medio, son el sello distintivo de los equipos exitosos”.

Y añade:

“Esos períodos de silencio son cuando los miembros del equipo a menudo forman y desarrollan sus ideas, un trabajo profundo que puede generar los siguientes pasos en un proyecto o la solución a un desafío que enfrenta el grupo. Las ráfagas, a su vez, ayudan a concentrar la energía, desarrollar ideas y lograr un cierre en preguntas específicas, lo que permite a los miembros del equipo pasar al siguiente desafío”.

De esta forma, para comunicarse, los miembros de un equipo deben evitar pensar en la comunicación basada en mensajes, como el correo electrónico y los mensajes de texto, como asincrónica, con todos simplemente enviándose mensajes entre sí cuando lo deseen. En cambio, deben alinear sus rutinas de trabajo y luego comunicarse en períodos cortos cuando todos puedan responder con rapidez y atención. Esa es la ruta hacia un mayor rendimiento”.

Tomen nota:

Deben encontrar tiempo en el que los miembros del equipo puedan realmente concentrarse en el trabajo de tareas individuales. Esto puede ser un desafío si también administran el cuidado de los niños y la educación en el hogar, o cuidan a otros miembros de la familia, y pueden no tener acceso a un espacio de trabajo dedicado. Algunos equipos han logrado encontrar flexibilidad y horarios comunes muy temprano o al final del día. Coordinar esto puede ser complicado y estresante, pero averiguar cuándo los equipos pueden estar juntos puede ayudar a suavizar los bordes irregulares de nuestras limitaciones de trabajo remoto inducidas por Covid.

¿Cómo pueden los gerentes crear entornos que fomenten estallidos de actividad?, pregunta HBR.

La forma antigua de hacer esto sería programar bloques de tiempo cuando la gente está abierta para las reuniones y luego hacer una explosión de comunicación de ida y vuelta durante esos bloques. La tecnología puede ayudar a facilitar las oportunidades para sincronizarse con otros de manera más orgánica al permitir que las personas señalen si están ocupadas o disponibles en diferentes momentos durante la jornada laboral. La tecnología de calendario puede permitir a los colaboradores ver si alguien está en una reunión programada y, por lo tanto, no está disponible. Otra tecnología permite rastrear patrones de actividad en documentos o en sitios web relacionados con el trabajo, lo que puede ayudar a aclarar cuándo hay personas disponibles para una interrupción.

Dicho seguimiento puede permitir que las organizaciones identifiquen buenos momentos para que los miembros del equipo sean más rápidos. Las organizaciones también pueden enfocarse en definir tiempos de “trabajo profundo” y luego pueden reservar otros espacios de tiempo para otro tipo de interacciones.

La sincronía fisiológica también es importante.

El trabajo de HBR sugiere, por ejemplo, que las videoconferencias no siempre son beneficiosas para una comunicación eficaz. Eso puede parecer contrario a la intuición, pero resulta que las videoconferencias pueden interrumpir las señales no verbales que mejoran la colaboración y la inteligencia colectiva.

    “Cuando nos encontramos y trabajamos juntos en persona, la sincronía visual, en particular la expresión facial, se mezcla con la sincronía vocal, lo que conduce a una comunicación interpersonal armonizada. Así es como la gente sabe cuándo es apropiado hablar sin interrumpir, o cómo un grupo entiende que ha acordado colectivamente una solución”

En la investigación sobre comunicación remota, HBR descubrió que no tener acceso a señales visuales, como es el caso de las llamadas de solo audio, en realidad aumenta la igualdad en el tiempo de conversación. Esto afecta positivamente a la inteligencia colectiva. “Descubrimos que agregar video a estas llamadas reduce la igualdad en el tiempo de conversación y, por lo tanto, la inteligencia colectiva. En muchos casos, esto significa que las reuniones remotas de solo audio (en ciertos casos) pueden ser más efectivas”.

El punto clave de los hallazgos de HBR es simple, aunque sorprendente: a menudo es una buena idea priorizar el audio sobre el video en las reuniones virtuales. Las conversaciones centradas en tareas, en particular, generalmente son mejores cuando se llevan a cabo mediante audio, y los participantes se enfocan simultáneamente en un documento o una pizarra que captura y muestra su trabajo.

Fuente: homeworkmx.medium.com