9 integraciones CRM imprescindibles para su pequeña empresa

La pequeña empresa promedio utiliza casi 100 aplicaciones de tecnología fuera de su sistema principal de administración de relaciones con los clientes.

Las empresas pueden integrar otras aplicaciones en la plataforma CRM principal esto es: integraciones CRM, para ampliar su funcionalidad y optimizar la organización de la empresa.

Las integraciones CRM incluyen aquellas para calendarios, software de mesa de ayuda y clientes de correo electrónico.

Este artículo está dirigido a propietarios de pequeñas empresas que buscan utilizar su plataforma CRM en todo su potencial como motor principal de su suite de tecnología.

¿Qué es la integración CRM?

La integración de CRM es el proceso de conectar aplicaciones y herramientas de terceros con su software de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para fusionar sus funciones en una plataforma.

Piense en CRM como el teléfono inteligente de su empresa. Las plataformas CRM como Salesforce o HubSpot actúan como teléfonos, los sistemas que almacenan y clasifican los datos de sus clientes. Pero los teléfonos más antiguos, o las ofertas de CRM más simples, solo pueden administrar una lista de contactos; los teléfonos inteligentes y las opciones de CRM más nuevas cuentan con aplicaciones para ayudarlo a usar su CRM de manera más dinámica. [¿Necesita un sistema CRM? Consulte las plataformas de CRM que recomendamos como las mejores para las pequeñas empresas].

Las empresas utilizan docenas de aplicaciones de software, que pueden incluir clientes de correo electrónico, software de contabilidad y paneles de redes sociales. La separación de estas herramientas crea silos de datos, bolsas de datos aislados inaccesibles para algunos equipos, que fragmentan los perfiles de los clientes y limitan qué tan bien su CRM puede rastrear el recorrido del cliente. Sin embargo, cuando utiliza un CRM como centro integrado para todos estos sistemas, sigue siendo adaptable. Puede instalar o eliminar cualquier número de las miles de aplicaciones disponibles de su sistema CRM en cualquier momento para adaptarse mejor a sus necesidades.

Conclusión clave: las herramientas de software que utiliza su empresa se pueden integrar en su plataforma CRM como componentes de terceros diseñados para funcionar de forma nativa dentro de su red central.

Tipos de integraciones de CRM que su empresa debería considerar

La sobreabundancia de integraciones disponibles puede tentar a los responsables de la toma de decisiones a instalar cualquier cosa que crean que conlleva incluso el beneficio más mínimo. Muchos ofrecen características tentadoras que prometen análisis complejos o actualizaciones de las prácticas principales. Sin embargo, esto puede ser una trampa.

Alex Haimann, socio y jefe de desarrollo comercial de Less Annoying CRM, dijo que cuando se trata de integraciones, debes concentrarte en lo que es importante.

“El mayor error es un enfoque importante en los informes analíticos u otros tipos de herramientas de alto nivel y no se hace suficiente énfasis o se centra en los casos de uso diario reales”, dijo Haimann a Business News Daily. “No es un fracaso saltar un solo nivel. No dejes que lo perfecto sea la envidia de lo bueno”.

Siguiendo esa guía, aquí hay nueve integraciones CRM imprescindibles para cada negocio.

1. Plataformas de correo electrónico y calendario

La mayoría de los clientes de administración de tareas como Gmail y Microsoft Outlook operan en un calendario interno que coordina citas y conversaciones dentro de su propia red. Más del 70% de las personas confían en un calendario digital como su programador principal, pero debido a que muchos servicios dependen de su propio horario programado y sistema de recordatorios, la administración del tiempo puede convertirse en su propio sumidero de tiempo a medida que las personas intentan recordar qué reuniones se actualizan en cada plataforma.

La integración de su cliente de administración de tareas en su plataforma CRM crea un calendario unificado. Siempre que se programa una cita en el centro de CRM principal, el cliente de administración de tareas o cualquier otra aplicación integrada, el calendario principal se actualiza automáticamente.

2. Mensajería interna

Los servicios de mensajería instantánea para empresas han ganado popularidad y se han convertido en un método principal de comunicación interna. Al igual que las invitaciones por correo electrónico y calendario, la mensajería instantánea debe corresponder al mismo horario y base de contactos en todos los sistemas principales. Conectarlos fusiona el directorio de la empresa y mejora la comunicación entre todos los miembros del equipo.

Estas opciones de mensajería pronto pueden convertirse en el método preferido para la divulgación externa. Salesforce adquirió el servicio de mensajería Slack en un mega acuerdo de $ 27,7 mil millones, con planes para convertir el software de mensajería en su interfaz de comunicaciones nativa.

3. Contabilidad y facturación

El software de contabilidad que funciona independientemente de su CRM requiere una entrada manual repetitiva para todas las transacciones. La integración del software de contabilidad con su CRM puede simplificar ese proceso.

Cualquier transacción que ocurra a través de una plataforma integrada actualiza automáticamente las cuentas asociadas en tiempo real. Los saldos permanecen vigentes y, al cerrar varias transacciones simultáneas, es posible que no tenga tiempo para confirmar en varios registros financieros si alguno está desactualizado.

4. Teléfono y video

Los equipos de ventas pasan gran parte de su tiempo en el teléfono, y cualquier tiempo dedicado a registrar datos de llamadas u otra logística es un tiempo que se toma para cerrar tratos o dar seguimiento a un cliente potencial prometedor. Una red telefónica integrada registra automáticamente cada llamada. Un vendedor puede tomar, marcar, grabar notas y pasar rápidamente al siguiente contacto, ya que esa información ya está guardada en el CRM. Estos datos recopilados permanecen adjuntos a la identificación del cliente y siempre están accesibles.

5. Propuestas y documentos

Cuando tienes un cliente que está listo para cerrar un trato, lo último que quieres es perder el tiempo buscando el papeleo necesario. Conecte los servicios de intercambio de documentos y archivos como Dropbox a su CRM y mantenga los archivos relevantes adjuntos a sus perfiles de clientes asociados.

6. Mesa de ayuda

Los clientes valoran enormemente la rapidez con la que el servicio al cliente puede resolver sus problemas. Los sistemas de mesa de ayuda demuestran altas tasas de éxito, pero surgen largos tiempos de espera si sus agentes deben cambiar con frecuencia entre plataformas para resolver tickets web.

Las soluciones de mesa de ayuda integradas agilizan el proceso al agrupar todos los tickets y comunicaciones en una plataforma. Los boletos emitidos están disponibles de inmediato y están vinculados al sitio web de origen, y ese boleto se vinculará nuevamente al perfil de cliente de su emisor, que muestra cualquiera de sus boletos o compras web anteriores.

7. Chat en vivo

El chat en vivo es el canal de comunicación preferido y de más rápido crecimiento para los clientes. Un chat en vivo combinado puede ayudar mejor a los clientes con la información ya almacenada en la plataforma CRM y registra automáticamente nuevas interacciones. Los equipos de ventas pueden apuntar de manera más eficiente a estos clientes potenciales utilizando los datos relevantes aprendidos por el servicio de chat.

8. Campañas de correo electrónico saliente

Los datos desconectados pueden interrumpir una campaña de marketing al traducir mal los segmentos de audiencia entre las herramientas de creación de correo electrónico y su plataforma CRM. Combine su software de marketing por correo electrónico con el CRM para agregar segmentos de destino con solo unos pocos clics directamente desde las herramientas de creación de correo electrónico para ahorrar tiempo y energía significativos.

9. Redes sociales

El panel de redes sociales es un calendario más que debe estar vinculado a la programación general de su empresa. Se pueden instalar integraciones sociales separadas para cada red o con plataformas de gestión social completas. Estos detallan aún más los datos de sus clientes al rastrear cómo los usuarios interactúan con sus canales, además de que pueden eliminar el tiempo dedicado a tareas mundanas, como investigar qué miembros de su boletín de correo electrónico podrían ser más receptivos a un descuento compartido a través de las redes sociales. Esa historia ya está adjunta a su perfil.

Conclusión clave: las integraciones más importantes para su plataforma CRM incluyen la programación de calendario y correo electrónico, llamadas telefónicas y videollamadas y gestión de marketing por correo electrónico.

Cómo integrar aplicaciones

El método de integración más simple y popular aprovecha la interfaz de programación de aplicaciones (API). Suena complicado, pero a menudo implica hacer clic en un segundo botón de descarga cuando se utilizan muchas de las principales plataformas de CRM.

Una API es lo que permite esa fácil descarga. Cada aplicación que utiliza su empresa almacena datos en su propio idioma y una API funciona como traductor. Fusiona esos datos cuando conecta dos servicios. Ejemplos comunes de esto incluyen videos de YouTube que se reproducen en una pequeña caja en otras páginas web, o cuando Facebook se conecta con Spotify para compartir una lista de reproducción incrustada en el perfil de Facebook de ese usuario. La mayoría de las plataformas CRM se adhieren a este enfoque modular, y las más grandes a menudo proporcionan su propio catálogo de integraciones a aplicaciones de terceros.

Si necesita una integración más personalizada o no puede encontrar una para un programa específico, los desarrolladores web pueden crear código adaptado a las necesidades de su sistema. Aunque esta es una opción viable para combinar herramientas más pequeñas, puede requerir un mantenimiento extenso. Cualquier actualización de su CRM podría invalidar ese código y evitar que funcione junto con las aplicaciones recién instaladas.

Conclusión clave: la mayoría de las principales plataformas de CRM y herramientas comerciales ofrecen integraciones prediseñadas diseñadas para una instalación sencilla.

¿Qué importancia tiene la integración de CRM?

La integración de CRM consolida muchos de sus procesos comerciales en una plataforma central que impulsa sus ventas e ingresos. Los usuarios pueden trabajar desde dentro de esa red sin tener que cambiar entre programas o migrar conjuntos de datos a través de programas incompatibles.

Una suite de integración CRM completamente desarrollada facilita la organización y la comunicación de la empresa, y reduce el riesgo de perder o duplicar datos mediante procedimientos de transferencia manuales y tediosos.

Original de Jordan Beier