Lanzamiento de Oracle ERP de la Universidad de Baylor: una clase magistral de un pivote pandémico

Estamos empezando a ver cómo COVID-19 cambió la forma en que se llevan a cabo las implementaciones de ERP y cómo un nuevo enfoque aporta un valor demostrable. El proyecto Oracle ERP de la Universidad de Baylor es un ejemplo de ello. Pero primero, una modesta perorata.

Las implementaciones de Oracle ERP se han estancado en una distorsión temporal en la que las prácticas del siglo pasado se trasladaron al XXI casi sin cambios. Los proyectos cojearon hasta la línea de meta de la implementación, los presupuestos se rompieron rutinariamente. En cuanto a los beneficios, a menudo son ilusorios o simplemente no se miden. Luego vinieron las implementaciones en la nube con toda la promesa de eliminar CAPEX, acortar los plazos de implementación y la entrega continua. Y aunque vimos algunos avances, ha sido al margen, no a la corriente principal. O al menos ese fue el caso hasta que apareció COVID-19 y cambió las metodologías de implementación tradicionales.

El cambio se hizo sentir

Casi de la noche a la mañana, desaparecieron las interminables reuniones sobre reuniones, reuniones de actualización de estado, reuniones funcionales de hash out, todo para ser reemplazado por reuniones de Zoom donde hacer las cosas se convirtió en la orden del día. Atrás quedaron los proyectos en cascada donde los usuarios son una ocurrencia tardía, reemplazados por TI y la empresa trabajando juntos, aunque de forma remota. ¿Qué hizo Baylor y cómo funcionó? Para eso hablé con Jon Allen, Asistente. Vicepresidente y director de seguridad de la información Baylor.

La historia comienza en 2016-17 cuando la universidad se esforzaba por encontrar una solución a su panorama heredado que incluía unos 20 complementos a lo que se suponía que era una plataforma que se suponía que respaldaba toda la función de recursos humanos.

    Lo que realmente teníamos era un conjunto de percebes que no funcionaban. Fue muy doloroso.

Oracle vuelve actualizado

En 2017, Baylor analizó tanto Workday como Oracle. En ese momento, pensaron que Workday tenía la ventaja, pero un retraso necesario hizo que el proyecto se suspendiera hasta 2018.

    Fue muy interesante porque lo que Oracle trajo a la mesa en la primavera de 2018 parecía un producto completamente diferente y sentimos que en esa etapa, Oracle estaba a la par con Workday en recursos humanos, pero más avanzado en finanzas. Estábamos ejecutando demostraciones, no Powerpoint, así que pudimos ver la realidad tal como estaba en desarrollo en ese momento. Eso también significaba que podíamos ver la hoja de ruta por delante durante seis meses y cómo las características que necesitábamos se estaban incorporando al producto. Vimos cómo están disponibles las personalizaciones que necesitamos. Vimos el sistema en vivo y pudimos hacer preguntas sobre las cosas que tenemos que hacer y así tuvimos una muy buena idea de lo que ofrece cada sistema.

El proyecto de implementación se inició en agosto de 2018 de la manera tradicional con Huron como socio de implementación.

Pero rápidamente quedó claro que Baylor no tenía lo que se necesitaba para llevar a cabo un proyecto diseñado para la transformación digital.

Afortunadamente, teníamos el liderazgo en el lugar que había aceptado y dijo, estamos apoyando esto, independientemente de lo que sea necesario. Y creo que, en retrospectiva, ese es uno de los temas clave de este proyecto. Nos comprometimos a hacer absolutamente lo que la solución proporcionó y que se iba a asignar a nuestro negocio, asegurándonos de hacer cosas como reconstruir completamente nuestro plan de cuentas. Soy un tipo de TI. No tenía idea de qué era el plan de cuentas ni cuál era su valor. Y luego hablaron sobre la gestión del cambio. Pensé que así era como nos aseguramos de poner el código en producción. ¡Tenía mucho que aprender!

Cuando ocurrió la pandemia, Baylor se encontraba en la fase de prueba.

Como todos los demás involucrados en proyectos de esta naturaleza, tuvo que decidir si continuar o pausar. Baylor decidió continuar, pero se dio cuenta de que tenía que hacer todo de forma remota, en este caso utilizando Microsoft Teams.

    Yo diría que trabajar de forma remota funcionó bien para nosotros porque sus comunicaciones tienen que ser mucho mejores y no está, por ejemplo, persiguiendo a la gente.

Gestión del cambio: la clave del éxito

Para mí, la parte interesante de la conversación se centró en el tema de la gestión del cambio. Allen señaló que, en su opinión, el número descomunal de proyectos de educación superior fallidos se debe en gran medida a que no se tomó en serio la gestión del cambio.

    En cada proyecto que busca tomar atajos y la gestión del cambio es uno de esos porque no ha sido el foco.

Si está buscando un lugar para recortar como he hablado con otras escuelas, esa parece ser la esquina que debemos marcar. La opinión ha sido que los usuarios lo resolverán, pero eso no funcionó. Esta vez nos tomamos el cambio en serio y, para ser justos, fue Huron quien nos empujó a adoptar ese enfoque porque las organizaciones de educación superior son una especie de federaciones sueltas y si pierdes usuarios, es muy difícil recuperarlos. Involucramos a los usuarios comerciales desde el principio, comenzamos a capacitarnos mientras desarrollamos el sistema y nos aseguramos de que nuestras comunicaciones tuvieran prioridad. Sin embargo, lo que es interesante es que la pandemia en realidad nos ayudó con eso porque, como dije antes, nos vimos obligados a trabajar en diferentes formas de trabajar ese complemento, pero también nos desafió a ser mejores para comprender las inquietudes de los usuarios y luego capacitarlos en la forma en que el sistema funciona. Creo que mirando hacia el futuro, va a cambiar la forma en que enfocamos los proyectos, y asegurarnos de que sea una pieza fundamental de cualquiera de estos proyectos en lugar de una ocurrencia tardía.

En cuanto a la forma en que Teams habilitó la puesta en marcha, Allen dijo que no cree que la Universidad vuelva a las implementaciones como se hacía antes. Por el contrario, Teams permitió la puesta en marcha y eso, a su vez, ha cambiado la forma en que las personas ven el valor de los enfoques de colaboración que se utilizan de forma significativa.

    No se trata tanto de dónde estoy, sino de cómo me comunico.

Al hablar de cómo este proyecto de Oracle ERP ha cambiado la forma en que el negocio y la TI trabajan juntos, Allen dijo que existe un respeto mutuo que ha permitido que tanto la TI como la empresa comprendan mejor los desafíos y oportunidades que cada uno enfrenta. Allen dice que la relación de trabajo es, hasta cierto punto, asistida por el ciclo de actualización trimestral durante el cual se acuerdan y priorizan las necesidades. Pero también es evidente en la forma en que los expertos funcionales están configurando la solución y, al mismo tiempo, se aseguran de que el personal técnico de TI tenga el tiempo y el espacio para administrar los temas de identidad y seguridad. Allen se refiere en broma a esta nueva generación de personas funcionales como una ‘tecnología funky’, un término cariñoso.

Cuando cerramos nuestra conversación, le pregunté a Allen sobre las conclusiones de las que otros pueden aprender de manera útil. Junto con el tema de la gestión del cambio, aconseja mantener las cosas lo más simples posible.

Siempre existe la tentación de recrear el pasado debido a una excepción que ocurrió hace años. Entonces, en nuestro antiguo sistema de recursos humanos, por ejemplo, se necesitaban 26 pasos para contratar a una nueva persona. Eso ya no tenía sentido.

¿Baylor lo hizo bien todo el tiempo?

No. Se asumieron riesgos en la nómina que, en retrospectiva, fueron un paso demasiado lejos. Pero los problemas se solucionaron rápidamente. Aun así, mientras escuchaba a Allen, me impresionó el contagioso entusiasmo y la pasión con la que contó la historia.

A medida que deambulamos por las consecuencias de la pandemia de COVID-19, queda claro que las llamadas mejores prácticas del pasado han pasado de su fecha de caducidad. Baylor proporciona un excelente ejemplo de lo que puede suceder cuando una organización se propone el éxito, está preparada para recibir consejos de implementación, pero es especialmente receptiva a la gestión del cambio como elemento fundamental del proyecto de implementación. En mi opinión, es fundamental el reconocimiento de que cambiar los métodos de entrega no solo es esencial, sino que agrega valor a los procesos generales de implementación y entrega, tanto ahora como en el futuro.

Configuración accesible

Ayuda que el software moderno sea capaz de ser configurado por expertos funcionales y, en esto, los productos en la nube de Oracle han logrado avances significativos en los últimos años, especialmente en el lado de la interfaz de usuario, tal como este Oracle ERP, que Allen describe como mucho mejor que lo que vieron por primera vez en 2017. . Estoy de acuerdo. La interfaz de usuario de Redwood, introducida a fines de 2018, fue un gran paso adelante y estaba muy atrasada. Es bueno ver que los clientes reaccionan positivamente porque, como los lectores habituales saben muy bien, una interfaz de usuario de mala calidad generalmente significa una experiencia de mierda. Donde antes podía salirse con la suya, la generación actual de usuarios ya no tolerará una IU deficiente.

En el futuro, será interesante ver cómo los métodos de colaboración que está utilizando Baylor evolucionan para entregar más proyectos a escala como este Oracle ERP.

Fuente: Jon Allen (a través de la Universidad de Baylor)