Cómo pensar la estrategia antes de seleccionar un ERP

Con la creciente migración de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) de costosas instalaciones a soluciones SaaS de pago por uso, más pequeñas y medianas empresas ahora pueden aprovechar este software para impulsarlas a la siguiente etapa de crecimiento empresarial, sin embargo esto merece un evaluación de la estrategia a seguir. Pero las PYMES que llegan a ERP por primera vez, y aquellas que han superado sus sistemas existentes, con demasiada frecuencia evalúan los ERP potenciales con una mentalidad táctica, centrándose únicamente en las capacidades funcionales sin tener en cuenta los objetivos más estratégicos a más largo plazo y el potencial de negocio, la transformación. Eso significa que están haciendo las preguntas incorrectas durante el proceso de selección y RFP.

Evitar la lista de verificación de funcionalidad

Las RFP a menudo se hacen pasar por listas de verificación de funcionalidad y carecen del contexto en relación a la estrategia necesaria para dar forma tanto a las preguntas como a las respuestas.

¿Como sucedió esto?

En un escenario, se contrata a un ejecutivo de una empresa similar donde se implementó un ERP con resultados impresionantes. Le pedirá a su anterior proveedor de ERP una plantilla de RFP y la adaptará a sus necesidades. Este enfoque sugiere que los requisitos de ERP son genéricos. No son.

A menudo, las empresas dirigen el proceso de selección de ERP con un solo departamento al frente, lo que puede ser problemático si el proceso se centra en las ineficiencias actuales y percibidas en lugar de buscar avances estratégicos más importantes. Por ejemplo, pueden mirar a un grupo de representantes de servicio al cliente que hacen clic en los teclados todo el día y buscan acelerar el proceso de entrada de órdenes de venta. Pero en algunos casos, aprovechar los beneficios de ERP podría significar realmente agregar los pasos necesarios para ingresar los pedidos de ventas, porque hacerlo simultáneamente comparte información útil con otros departamentos de la empresa, como contabilidad, marketing y abastecimiento.

Llevándolo a otro nivel:

¿Qué pasa si la misma empresa quiere duplicar las ventas en los próximos cinco años con solo un aumento del 30% en los gastos generales? Entonces, el desafío no consiste solo en difundir los datos de ventas a todos los departamentos, sino en cómo agilizar completamente el proceso de cobranza desde el pedido hasta el efectivo que permite a las empresas recolectar dinero más rápido a medida que aumenta el volumen, y cómo el sistema ERP puede hacer que esto suceda con un mejora del cambio de proceso.

Si su proceso de selección de ERP se enfoca miopemente en la ejecución de funciones discretas, perderá las ventajas para toda la organización de cambiar sus procesos comerciales para enviar datos críticos para el negocio en todas sus operaciones, generando inteligencia valiosa que aumenta su capacidad para competir.

Obviamente, no puede ignorar la necesidad de que los sistemas ERP respalden los requisitos tácticos del día a día, lo que es más útil al implementar el método MoSCoW: debe tener, debería tener, podría tener y le gustaría. Pero el enfoque estratégico lo obliga a pensar en cómo el negocio se ejecutará de manera diferente en un año, tres años y cinco años después. Si luego se entera de que mantenerse al día con estos requisitos futuros requerirá personalizar el 40% del producto de un proveedor, sabrá que está en el camino equivocado.

¿Cuál es el desafío empresarial?

La mejor manera de generar un diálogo significativo con los posibles proveedores de ERP es proporcionar un contexto estratégico. Tu negocio tiene una visión; su socio debe comprender esa visión para permitir su viaje.

Supongamos que es un fabricante de productos de consumo que, a raíz del COVID-19, está cambiando para respaldar principalmente el envío directo al consumidor. Su desafío, hasta hace poco, ha sido enviar miles de palés a una corporación multinacional y cumplir con las pautas de envío del minorista para evitar multas. Ahora, se está preparando para enviar cientos de miles de productos individuales directamente a los consumidores en nombre del gigante minorista.

Sus posibles proveedores de ERP deben comprender los requisitos funcionales y de los procesos comerciales para la transformación, y usted querrá comprender qué tan bien sus sistemas pueden gestionar este cambio sísmico.

Otro desencadenante común para buscar un nuevo sistema ERP es que el existente no se adapta bien a su industria. En tales casos, su proceso de selección deberá explorar cómo los proveedores manejarán procesos especializados como la gestión del cumplimiento normativo en la distribución farmacéutica o el seguimiento de productos alimenticios por lote y lote en caso de retiro. Hoy en día, las PYMES tienen muchas más opciones cuando se trata de ERP específicos de la industria. Aptean, por ejemplo, ofrece una familia de soluciones ERP especializadas para el mercado medio en varias verticales importantes como alimentos y bebidas, fabricación y distribución industrial y venta minorista.

Trabajar con un proveedor de ERP específico de la industria tiene ventajas que ha demostrado tener éxito en su industria con otros clientes que se parecen a usted. Evitará los elevados costos y el tiempo que implica personalizar el código para admitir funciones específicas de la industria. Además, es probable que se beneficie de las mejoras realizadas en respuesta a otros clientes de su industria que luego se ponen a su disposición.

Piensa en la estrategia, piensa en el cambio

La implementación de ERP implicará inevitablemente nuevos procesos comerciales que requieren una gestión de cambios en toda la empresa. Es por eso que todos en su empresa deben estar a bordo, desde el principio, desde la sala de juntas hasta el usuario final. Antes de acercarse a cualquier proveedor de ERP, su primera pregunta debe ser: ¿estoy dispuesto a cambiar los procesos? Si la respuesta es no, está perdiendo el tiempo y los recursos de la empresa.

La elección de una solución ERP es una de las decisiones más importantes que tomará su empresa. Tómese su tiempo y piense en todos los problemas estratégicos antes de lanzarse al mercado con una RFP que no es más que una lista de verificación de funciones. Piense en la RFP como una invitación a los proveedores de ERP para que se asocien en el viaje de crecimiento y cambio de su empresa. Los mejores socios son aquellos que tienen los recursos confiables para innovar y escalar continuamente la solución a medida que evolucionan sus requisitos, para llevarlo a donde desea ir.

por Stevie Hay