Cómo limpiar los datos de CRM para mejorar la eficiencia y la productividad

Una base de datos de gestión de relaciones con los clientes (CRM) contiene todos los conocimientos y datos que recopila sobre su programa de relaciones con los clientes. Los datos de CRM ayudan con el marketing y los conjuntos de datos de CRM se almacenan y analizan en el sistema de CRM. Cuanto más tiempo permanezca una base de datos sin limpiar, más difícil será su uso, y los datos de CRM no limpios son inútiles tanto para los humanos como para las herramientas de automatización. Del mismo modo, para perseguir con éxito el marketing personalizado, el marketing por correo electrónico, el marketing basado en cuentas, etc., los datos de CRM impecables son vitales.

Un impedimento importante para una unidad de marketing eficaz es un sistema CRM sucio. No limpiar su sistema hace que los equipos de marketing, servicio y ventas sean propensos a fallar. La mayoría de las empresas confían en la automatización para diversas formas de marketing. Por lo tanto, hacer referencia a una base de datos inexacta daña potencialmente la experiencia general de sus clientes. Sin embargo, no es demasiado tarde para mejorar las cosas: aprenda a limpiar los datos de CRM.

Por qué debería limpiar sus datos de CRM

Limpiar los datos de CRM es un trabajo duro. Sin embargo, trabajar con una base de datos desordenada también puede ser una pesadilla. Cuando el proceso de limpieza de CRM es ajeno a las actividades diarias de su empresa, ocurre lo siguiente:

• Resulta imposible realizar un seguimiento de la comunicación y el compromiso entre sus equipos de marketing y ventas y sus clientes.
• Los empleados se vuelven menos productivos a medida que se dedica más tiempo a clasificar información inexacta.
• Termina perdiendo de vista a los clientes esenciales y valiosos.

Los problemas causados ​​por un CRM sucio tienen un efecto dominó en los ingresos de su empresa a largo plazo. Sin embargo, cuando invierte tiempo y recursos a corto plazo, puede eliminar los datos duplicados, los datos faltantes y la información obsoleta.

Datos duplicados, datos faltantes y datos desactualizados

Las empresas que no han realizado recientemente la limpieza de CRM a menudo tienen entre un 10 y un 30% de datos duplicados y también pueden tener datos faltantes o desactualizados. Los problemas de datos duplicados son fáciles de resolver cuando la escala es pequeña, pero si la situación persiste, se complica.

La falta de datos es otro problema común que afecta negativamente el proceso de minería de datos de su empresa. Con frecuencia, el problema con los datos faltantes es culpa de los miembros del equipo y no del sistema CRM, pero los miembros del equipo deben prestar atención constantemente a lo que hacen con el CRM. Además, cuando los datos de CRM de su empresa están desactualizados, existe una mayor probabilidad de inexactitud. Los sujetos de los datos que recopila su sistema CRM son humanos; cambian con frecuencia de trabajo, se mudan de casa, etc. Por lo tanto, es vital garantizar la reiteración constante en la recopilación de datos.

Pasos necesarios

La limpieza de los datos de CRM es fácil cuando se hace a tiempo. Si su equipo ha decidido optimizar la calidad de su base de datos de CRM, siga estos pasos para lograr datos limpios, útiles e informativos:

Eliminar y fusionar registros duplicados

Deshacerse de los valores de datos duplicados marca el comienzo del proceso de limpieza. Puede combinar o eliminar datos duplicados, aunque no debe hacerlo manualmente para conjuntos de datos grandes. Cuando se trata de big data:

Puede utilizar Salesforce para ejecutar una verificación duplicada

• Puede utilizar Case Merge Premium para fusionar valores de datos duplicados
• Una vez que haya completado la limpieza de duplicados, asegúrese de optimizar su sistema CRM para evitar la duplicación de información desde el principio.

Reducir el número de usuarios administrativos

Reducir la cantidad de personal que tiene un control administrativo completo sobre su sistema CRM parece un pequeño paso. Sin embargo, hacer esto asegura el mantenimiento del proceso. Además, no habrá riesgo de que un novato desactive por error un corrector duplicado. Por motivos de seguridad, es mejor mantener el número de controles administrativos en seis (aunque este número dependerá del tamaño de su empresa).

Tener un estándar de entrada de datos

La entrada de datos se ve comprometida cuando falta información. Sin embargo, cuando hay un estándar predefinido, su software estará mejor optimizado. Además, cuando hay suficientes datos para cada cuenta, los verificadores duplicados funcionan mejor.

• Establezca reglas para toda la empresa con respecto a los datos.
• Revise sus pautas de datos con frecuencia.
• Asegúrese de que los empleados sigan las mejores prácticas que establezca.
• Programación de mantenimiento
• Una vez que elimine los duplicados de su base de datos de CRM, y tenga el número estándar de administradores y un estándar para la entrada de datos, su sistema estará listo para funcionar. Puede realizar un seguimiento eligiendo el proceso de enriquecimiento de datos adecuado, pero el mantenimiento siempre es vital.

Sus ejecuciones de mantenimiento deben incluir:

• Revisiones mensuales
• Comprobaciones trimestrales de las actualizaciones disponibles
• Limpieza semimanual programada, etc.

La importancia de los datos limpios

No se puede dejar de enfatizar la importancia de los datos limpios de CRM. Los datos adecuados de CRM dan como resultado un aumento exponencial en la prospección del volumen de clientes potenciales. La prospección es un trabajo importante que requiere un esfuerzo combinado de los equipos de ventas y marketing para conseguir nuevos clientes. Gracias a los datos de CRM, el proceso de prospección se vuelve más rápido.

Los datos de CRM facilitan que el equipo de ventas haga su trabajo. Consiguen convertir clientes potenciales a través del embudo de ventas más rápido. La eficiencia en el trabajo del equipo interno da como resultado una mejor experiencia para el cliente. En un mundo donde las opiniones de los clientes en línea son importantes para los ingresos de las empresas, la experiencia del cliente requiere un mayor grado de atención.

La limpieza de los datos de CRM es esencial para todas las empresas: genera eficiencia y productividad. Si su equipo aún no ha limpiado su base de datos de CRM, el mejor momento para comenzar es ahora.

Original de Tom Wilson