Sobre CRM: ¿Qué tan seguros son sus datos de CRM?

Recientemente, uno de los proveedores de una plataforma de CRM que vendemos publicó una actualización de sus términos de servicio. Esto es lo que dijo:

Usted acepta que (la empresa de software) no será responsable, en ningún caso, de ninguna pérdida o daño consecuente, incidental, indirecto, especial, punitivo o de otro tipo, ni de la pérdida de ganancias comerciales, la interrupción del negocio, la falla de la computadora, la pérdida de negocios información u otra pérdida que surja o sea causada por su uso o incapacidad para usar el servicio, incluso si (la compañía de software) ha sido advertida de la posibilidad de dicho daño. en ningún caso la responsabilidad total (de la compañía de software) hacia usted con respecto a cualquier servicio, ya sea directo o indirecto, excederá los mil dólares ($ 1000) o las tarifas pagadas por usted durante los doce (12) meses anteriores al primer evento que brinda dar lugar a tal responsabilidad, cualquiera que sea mayor.

Usted acepta indemnizar y eximir de responsabilidad a (la compañía de software), sus funcionarios, directores, empleados, proveedores y afiliados, de y contra cualquier pérdida, daño, multa y gasto (incluidos los honorarios y costos de abogados) que surjan de o estén relacionados con cualquier reclamos de que ha utilizado los Servicios en violación de los derechos de otra parte, en violación de cualquier ley, en violación de cualquier disposición del Acuerdo, o cualquier otro reclamo relacionado con su uso de los Servicios, excepto cuando dicho uso esté autorizado por (el software).

Traducción: la compañía de software no asume ninguna responsabilidad por lo que le suceda a sus datos, independientemente de si es culpa suya o no. Eso incluye una violación de datos, una pérdida de datos, un servidor inactivo… lo que sea. Y usted, como yo, probablemente simplemente hizo clic alegremente en el botón “aceptar”, o en este caso no hizo nada en absoluto, lo que aún lo vincula legalmente al acuerdo. ¿Te sientes cómodo? Sí, pensé que no.

¿Puede una empresa de software salirse con la suya? Por supuesto. Todos lo hacen. ¿Por qué? Porque ellos pueden. Ese es uno de los mayores problemas con la nube. El costo de cambiar de cualquiera de estos servicios basados ​​en la nube, particularmente después de pasar por el dolor y la agonía de implementarlos, es demasiado significativo. ¿Y a quién vamos a cambiar? ¿Otra plataforma con los mismos términos y condiciones?

La gran pregunta es: ¿a qué se dedica su empresa?

No es realista rechazar estos términos y no tiene los abogados para luchar contra ello. Su estrategia de datos en la nube, como todas sus estrategias comerciales, debe centrarse en medir sus riesgos y prepararse para lo peor.

En esta situación, cuando se trata de riesgos, en realidad solo hay tres. La primera es que sus datos son pirateados o violados o sujetos a malware o ransomware. El segundo riesgo es que sus datos simplemente desaparezcan o se vuelvan inaccesibles. El tercer riesgo es que su empresa de software desaparezca, junto con sus datos.

La buena noticia es que el riesgo de que esto suceda es remoto. ¿Por qué? Porque los proveedores de software de CRM, como cualquier plataforma en la nube, han construido sus modelos comerciales en torno a la entrega de datos a sus clientes. Invierten millones, miles de millones en total, en los mejores recursos de seguridad y en personas que probablemente sean mucho más inteligentes que la típica empresa de TI que presta servicios a su empresa.

Muchas de estas plataformas ya están alojadas en Amazon Web Services, Google o Microsoft Azure, donde los controles de datos y seguridad son aún más avanzados. Los proveedores de CRM en la nube, como todas las buenas empresas, evitan los desastres de relaciones públicas y saben que si no pueden proporcionar los datos que sus clientes necesitan de manera segura, se quedarán sin negocio. La realidad es que la seguridad y la integridad de los datos son más importantes para estas empresas que las características reales del software.

Así que los riesgos son relativamente bajos. Pero eso no significa que sus datos estén completamente seguros. Así que tienes que prepararte.

Puede hacer una copia de seguridad de su base de datos. La mayoría de las plataformas de CRM proporcionarán a sus usuarios datos de respaldo y, por lo general, por una tarifa adicional. Una vez que obtenga esos datos, puede hacer una copia de seguridad en un recurso separado utilizando un software de copia de seguridad en línea como Carbonite o Barracuda. Por lo general, estos datos están en un formato que se puede importar a otro sistema, aunque no será fácil, divertido ni económico.

Puede asegurarse de que sus empleados, especialmente los que trabajan desde casa, estén capacitados, tengan instalado un software de seguridad, se conecten a enrutadores seguros y utilicen los sistemas operativos más recientes. Para hacer esto, probablemente tendrá que contratar a una empresa de TI externa para monitorear sus actividades y asegurarse de que estén configuradas de la manera correcta. Es un costo, pero ayudará a minimizar sus riesgos y esto ahora es una realidad en el mundo de trabajo remoto posterior a la pandemia de hoy.

Cyber ​​Insurance no evitará que esto suceda. Pero proporcionará fondos si su negocio se interrumpe debido a un incumplimiento. El seguro de responsabilidad civil podría cubrirlo si sus clientes lo demandan porque sus datos fueron violados. Hable con su proveedor de seguros y asegúrese de tener la cobertura adecuada para minimizar sus riesgos financieros.

Desafortunadamente, si su proveedor de CRM deja de funcionar y no puede acceder a sus datos, tendrá que jugar con los pulgares hasta que se restablezcan sus sistemas. Esto le ha sucedido a mi firma y a nuestros clientes en numerosas ocasiones. Es enloquecedor, pero generalmente se resuelve en unas pocas horas. De todos modos, asegúrese de estar preparado para este problema potencial al tener procedimientos manuales en su lugar.

¿Y si su proveedor de CRM cierra o desaparece en la noche? Yo no me preocuparía demasiado por eso. A menos que esté utilizando un sistema muy oscuro, es probable que su proveedor de CRM no cierre sus puertas. Venderían a una empresa más grande oa un competidor. Lo que significa que sus datos serán heredados por otra persona con la intención de mantener las cosas funcionando, aunque es posible que se enfrente a una migración a un nuevo sistema en el futuro.

Entonces, ¿están seguros sus datos de CRM? Si. No. Bastante. Conozca sus riesgos y prepárese para lo peor.

Fuente: www.forbes.com