A medida que nos acercamos a la caída y enfrentamos una incertidumbre continua, tiene sentido tomar medidas para desarrollar la resiliencia en su bufete de abogados para garantizar que pueda prosperar sin importar las interrupciones que encontremos. Si está detrás de la curva, la buena noticia es que hay cosas que puede hacer para preparar a su empresa para lo que sea que le depare el futuro y hacer posible operar y obtener ganancias sin importar dónde se encuentren los empleados de su empresa.
Por ejemplo, cuando su equipo trabaja con un un sistema telefónico voip de forma remota, la comunicación eficaz con el cliente es clave. Los clientes reales y potenciales deben poder comunicarse con su empresa y recibir respuestas a sus preguntas de manera oportuna, y les importará poco que sus empleados estén trabajando de forma remota y no puedan acceder a las herramientas de comunicación necesarias.
Por eso, si su empresa aún no lo ha hecho, debe instalar un sistema telefónico VoIP, o Voice over Internet Protocol, que facilitará la comunicación desde cualquier lugar, independientemente de las circunstancias. Si su bufete de abogados aún no ha dado el salto de los costosos y obsoletos sistemas de telefonía fija a las alternativas rentables del siglo XXI, ahora es un buen momento para hacer el cambio. Es simplemente una cuestión de elegir el producto adecuado para las necesidades de su empresa.
Si no está familiarizado con VoIP, las llamadas se enrutan a través de redes de protocolo de Internet, a veces usando solo software y otras veces usando hardware y software. Por supuesto, tenga en cuenta que las llamadas se enrutan a través de Internet, por lo que si su Internet se cae, también lo hará su servicio de VoIP (al igual que la línea fija de su empresa a veces se cortará porque ningún servicio tiene un tiempo de actividad del 100%). Aun así, los numerosos beneficios de los sistemas VoIP superan con creces ese riesgo.
Al utilizar sistemas VoIP, normalmente puede realizar y recibir llamadas telefónicas ilimitadas (incluidas llamadas internacionales, en algunos casos), realizar conferencias telefónicas, reenviar llamadas a su teléfono móvil o residencial, recibir (y almacenar) mensajes en diferentes formatos, administrar llamadas en vaya, envíe y reciba faxes en línea y mucho más.
Antes de sumergirnos en las herramientas disponibles, es importante tener en cuenta que los programas de software que se describen a continuación están basados en la nube y, por lo tanto, todos los datos se almacenarán en servidores propiedad de un tercero. Como resultado, debido a que confiará los datos de su bufete de abogados a un tercero, sus obligaciones éticas requerirán que investigue minuciosamente al proveedor de tecnología que alojará y almacenará sus datos. Este deber incluye asegurarse de que comprenda cómo esa empresa manejará los datos; dónde se encuentran los servidores en los que se almacenarán los datos; quién tendrá acceso a los datos; y cómo y cuándo se respaldará, entre otras cosas.
Opciones de VoIP para abogados
Pasemos ahora a algunos de los sistemas telefónicos VoIP que son más populares entre los abogados. La buena noticia es que si está listo para realizar la transición de su empresa a VoIP, tiene muchas opciones. Por supuesto, el desafío se convierte en examinar los distintos proveedores de servicios y determinar cuál es el más adecuado.
En primer lugar, está Corvum.
Un sistema de VoIP diseñado específicamente para bufetes de abogados, pero con características generales esencialmente similares a las que ofrecen otros sistemas de VoIP. Una característica notable específica del abogado es la funcionalidad de seguimiento del tiempo incorporada que permite a los abogados rastrear el tiempo dedicado a las llamadas y capturar ese tiempo para fines de facturación. También incluye herramientas de envío de faxes virtuales y funciones de envío de mensajes de texto. El precio comienza en $ 7.95 por mes facturado anualmente solo por mensajes de texto; $ 17.95 por mes cuando se factura anualmente por voz y texto; y si su empresa tiene más de 30 usuarios, deberá comunicarse con Corvum para discutir los precios.
Uno de los proveedores de VoIP más conocidos es RingCentral, que ofrece un sólido conjunto de funciones y cuatro niveles de precios disponibles.
El nivel más bajo comienza en $ 19,99 por usuario por mes y tiene un límite de 20 usuarios. En todos los niveles se incluyen llamadas ilimitadas dentro de EE. UU. Y Canadá, mensajes de texto ilimitados, uso compartido de documentos y funcionalidad de correo de voz a texto. A medida que asciende en los niveles de precios, siendo el más alto $ 49.99 por usuario al mes, se incluyen más funciones, como envío de faxes en línea ilimitado y grabación automática de llamadas. También se ofrecen en algunos de los niveles más costosos las herramientas de colaboración en línea y las videoconferencias. Puede obtener más información sobre RingCentral para bufetes de abogados aquí y sus niveles de precios aquí.
Nextiva es otra opción conocida.
Ofrece cuatro paquetes de precios: Essential, Professional, Enterprise y Ultimate. Los precios van desde $ 18.95 por usuario por mes a $ 57.95 por usuario por mes. Todos los planes incluyen voz ilimitada, un número gratuito de cortesía, videollamadas y fax ilimitado. Los planes de niveles superiores pueden incluir capacidades de videoconferencia, mensajería de texto, transcripción de correo de voz y más. Puede obtener más información sobre los precios y las opciones de Nextiva disponibles para los bufetes de abogados aquí.
Otra opción cada vez más popular entre los abogados es Vonage
Que tiene tres niveles de precios: entre los abogados es Vonage, que tiene tres niveles de precios: Móvil, Premium y Avanzado. El precio comienza en $ 19,99 por mes por línea y tiene un límite de $ 39,99 por mes por línea. Todos los planes incluyen llamadas, mensajes de texto y mensajes de equipo ilimitados, y los niveles más altos incluyen reuniones ilimitadas, grabación de llamadas y correo de voz visual.
8×8 es otra opción a considerar.
El precio del plan telefónico comercial, 8×8 Express, cuesta $ 12 por usuario por mes, que incluye llamadas de voz ilimitadas en los EE. UU. Y Canadá, junto con herramientas de video y mensajería también. Hay otros dos niveles: X2, que cuesta $ 24 por usuario por mes cuando se factura anualmente; y X4, que cuesta $ 44 por usuario al mes cuando se factura anualmente. Estos niveles incluyen características como llamadas de voz ilimitadas a países adicionales, capacidades de fax y chat en equipo. Puede obtener más información sobre los precios de cada nivel aquí.
Finalmente, no pase por alto las capacidades del teléfono integradas en una herramienta que su empresa ya puede estar usando: Zoom.
Zoom ahora ofrece Zoom Phone, un sistema telefónico en la nube. Hay tres niveles que comienzan en $ 10 por usuario por mes y un límite de $ 20 por usuario por mes. Todos los planes incluyen mensajes de texto nacionales, un número de teléfono de EE. UU. Y Canadá y la posibilidad de realizar llamadas desde varios dispositivos. Los niveles más altos incluyen llamadas ilimitadas y funciones telefónicas avanzadas. Puede ver la información de precios aquí.
Ahora que conoce las opciones de VoIP para bufetes de abogados, ¿a qué está esperando? Dada la interrupción de los últimos dos años y la incertidumbre que se avecina, no hay ninguna razón por la que su empresa no deba estar completamente preparada para lo inesperado. Tome los pasos necesarios ahora y cree un plan de continuidad comercial para las comunicaciones de su empresa en el que su empresa pueda confiar sin importar lo que le depare el futuro. Con un sistema telefónico VoIP instalado, puede estar tranquilo sabiendo que ha hecho todo lo posible para reducir la incertidumbre futura.
Original de Nicole Black.
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