En el mundo empresarial, el término anglosajón Back Office asume el papel de una retaguardia lejos de la mirada de los clientes; un rol tan vital como el que juega el front office que conecta directamente con los usuarios de la compañía. El Back Office podemos definirlo como la “trastienda” de una empresa que realiza el conjunto de tareas, actividades, puestos y procedimientos orientados a brindar apoyo y soporte a la empresa en la gestión de la misma. Engloba las tareas de gestión de los procesos administrativos, la contabilidad, seguimiento de clientes, gestión de recursos humanos… etc., lo que redunda en la atención de las cuestiones internas orientadas a gestionar la propia empresa.
Tradicionalmente, estas tareas son asumidas directamente por la empresa, para lo que estructura un conjunto de departamentos y unidades administrativas para tales fines. Muchas empresas aún mantienen integrados los servicios de Back Office al no querer correr el riesgo que conlleva la externalización de ciertas labores, razón por la cual contratan profesionales externos expertos en el área que necesita atención. De esta manera les permite desarrollar ese departamento solicitado internamente sin correr el riesgo de tercerizar toda el área.
Sin embargo, durante los últimos años, el desarrollo tecnológico, junto a la apertura creciente a los mercados globales y la reducción de barreras comerciales han impulsado una transformación en los suministros de servicios dentro de las empresas. Muchas empresas han pasado de contar con estrategias de control y gestión sobre sus activos, a externalizar parte de sus servicios internos para reducir costos y mejorar tiempos, permitiendo la expansión de sus negocios.
¿Qué implica la tercerización o externalización?
Básicamente consiste en la contratación de una o un conjunto de empresas especializadas, que puedan atender una o varias áreas dentro de la empresa. Con esta decisión se puede obtener flexibilidad organizativa, minimización de tiempos de ejecución de procesos, optimización en el tiempo de respuesta, incremento en los niveles de productividad, así como una significativa reducción en costos administrativos.
Así como la externalización demanda una reorganización dentro de las empresas, tanto dentro de sus normas como en sus políticas internas, para poder adaptarse y generar los resultados deseados, la tercerización también ha permitido la creación de empresas que se vienen especializando para realizar los procesos demandados. Muchas de ellas se especializan en áreas contables, legales y de recursos humanos.
Digitalización, gestión e indexación de documentación electrónica, verificación de datos, tramitación y custodia documental, gestión de archivo temporal, tratamiento de facturación, gestión de cuentas a cobrar son sólo una pequeña muestra de la multiplicidad de tareas que se pueden externalizar y que les permitiría a las empresas enfocarse más consecuentemente en el logro de los objetivos que se han trazado para participar eficientemente en el mercado.
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