Centralita Virtual: Guía para principiantes

La telefonía comercial no tiene por qué ser tan cara como se podría pensar. Tampoco tiene que ser tan inaccesible como parece. Hay toneladas de opciones para elegir y así aprovechar al máximo un sistema de Centralita Virtual.

Como podrás haber visto en nuestra web, Centralitate es una empresa especializada en Centralitas Virtuales en León. Aunque abarcamos todo el territorio nacional.

Unos de los problemas a los que nos enfrentamos a diario, es hacer entender a los clientes que es exactamente una centralita virtual y por qué disponer de una puede ser de las mejores inversiones.

Para ayudarnos en esta tarea, hemos desarrollado esta pequeña guía para principiantes. Seguramente, hayas llegado aquí a través de un buscador o porque te hemos aconsejado que te pasaras por aquí. Sea como sea, empezamos. ¿Qué es una Centralita Virtual?

¿Qué es VoIP?

La tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol) se utiliza para hacer posible la comunicación a través de Internet. VoIP, también conocido como Telefonía por Internet, convierte las vibraciones de la voz en señales digitales comprimidas que se traducen en paquetes de datos. En pocas palabras, estamos utilizando Internet para hacer y recibir llamadas telefónicas, videollamadas y mensajes de texto. Podríamos seguir hablando de VoIP, pero eso requeriría un artículo completo.

¿Qué es la centralita virtual?

Una centralita virtual es un sistema telefónico moderno y potente que utiliza una conexión a Internet en lugar de un servicio telefónico estándar. Una centralita IP estándar se utiliza para transferir llamadas de Internet (IP) a la red telefónica pública conmutada (RTPC). Una centralita virtual puede ser considerada como una versión más económica; ya que no hay ningún hardware involucrado, es todo virtual y alojado por el proveedor del servicio.

¿Qué es una PBX?

¿Por qué es tan difícil encontrar información sobre centralitas virtuales?

Si eres un nuevo propietario de un negocio, esta puede ser la primera vez que hayas oído hablar de la Centralita Virtual. Si has estado en el juego por un tiempo y necesitas reducir costos o estás interesado en un sistema más fácil de usar, esto te proporcionará suficiente información para tomar una decisión basada en lo que mejor se adapte a tu empresa.

Es posible que hayas notado después de muchas búsquedas en Google que las empresas están más interesadas en vender sus productos y en destacar sus características distintivas que en proporcionar una visión general de cómo funcionan los sistemas de centralita virtual.

Describamos lo que se necesita saber sobre los sistemas de PBX virtuales, por qué son importantes y sus características clave.

NOTA: Es posible que te vayas a encontrar con muchos nombres diferentes para los sistemas de Centralita Virtual mientras estás investigando. No dejes que te confunda. Verás términos como «Cloud PBX», «Hosted PBX» y Centralita Virtual. ¡Los tres están hablando de lo mismo!

PBX virtual vs. PBX local

Lo que a menudo nos encontrarás por la web, son artículos diciendo es que no existe un sistema integral que haga todo lo que uno quiera, y que necesitamos elegir lo que es mejor para nuestro negocio. Con el fin de ofrecer una imagen lo más clara posible, vamos a romper los pros y los contras de los sistemas PBX virtuales y locales.

Centralita Virtual

PBX local

PROS  

•  Fácil de manejar
• Bajo coste sin necesidad de hardware
• No se requiere equipo de TI
• 100% de control sobre el sistema
• Incorpora toda la seguridad que deseemos
• No hay necesidad de contar con el apoyo del proveedor si se tiene equipo interno propio

CONTRAS   

•  Apoyo de los proveedores pobre (no en el caso de Centralizate
• Pérdida de servicios si la red del proveedor se interrumpe
• Menor control sobre el sistema
• Requiere personal de TI, lo que podría añadir costes
• El hardware puede ser difícil de configurar y mantener
• Costoso para equipos pequeños

Como se puede ver, las soluciones in situ se dirigen a organizaciones más grandes que pueden permitirse el hardware y el personal de TI. Pero para un equipo pequeño, una centralita virtual ofrece aproximadamente las mismas características por una fracción del costo. Si aún no estás seguro, o si deseas un análisis más profundo acerca de qué sistema PBX es el mejor para ti, he aquí un análisis en profundidad de PBX local vs Hosted VoIP.

Beneficios de los sistemas de PBX virtuales

Ahora profundicemos un poco más en los pros de los sistemas PBX virtuales. Todo esto se reduce en última instancia a la reducción de costes; sin embargo, hay algunas características muy interesantes de integración, automatización y personalización que hacen que los sistemas de centralita virtual valgan la pena la inversión.

Las centrales telefónicas virtuales hacen todo el trabajo por ti, lo que hace que sea fácil para empresas de cualquier tamaño operar con la sensación profesional incluso de los jugadores más grandes.

Las centrales telefónicas virtuales permiten que incluso el gerente de negocios con menos conocimientos técnicos pueda personalizar su propio sistema telefónico.

Las empresas pueden activar y desactivar fácilmente cualquier función a través de una aplicación en su smartphone o de portales de gestión en línea.

Las bajas tarifas mensuales ayudan a reducir los costos significativamente al eliminar la necesidad de una gran inversión en costos de hardware, cableado de la oficina y un equipo de TI.

Debido a que la centralita virtual no requiere un costoso proceso de instalación de hardware para añadir nuevas líneas telefónicas, las empresas pueden actualizar la plataforma de forma rápida y sencilla.

Herramientas y características de automatización

Función de correo de voz a correo electrónico

Si eres el tipo de jefe que siempre está en movimiento, quieres un sistema que te dé la opción de que los mensajes de voz se envíen automáticamente a tu teléfono o a otros dispositivos móviles. ¿Por qué? Si estás en una reunión con alguien y esperas una llamada importante, puedes revisar discretamente tus mensajes sin interrumpir a nadie.

Menús IVR

Seguramente quieras que tus clientes no tengan miedo de llamarle, pensando que serán puestos en espera o que constantemente serán dirigidos al departamento equivocado. Con menús sencillos, puedes dirigir a cualquier persona que llame justo donde necesita estar.

Asistentes Automáticos

¿Y si no hay nadie cerca para contestar el teléfono? ¿Quieres que tu cliente espere? Sabes que cuando levantes el teléfono no oirás más que quejas sobre el tiempo de espera.

Las operadoras automáticas pueden dirigir a los clientes a los contestadores automáticos o proporcionarles la información necesaria para devolverles la llamada o abordar problemas específicos por su cuenta.

Colas de llamadas, reenvío, grabación

La cola de llamadas permite a los usuarios permanecer en la línea mientras estás ocupado con otra persona, en lugar de tener que colgar y volver a llamar, olvidando potencialmente que ellos llamaron en primer lugar. El desvío de llamadas te permite dirigir a los clientes hacia otro número, de modo que si estás fuera de la oficina, puedes permanecer en contacto constante.

La grabación de llamadas es bastante autoexplicativa. Te permite grabar llamadas y almacenarlas como archivos digitales. Combina esto con el software CRM y podrías crear bases de datos de clientes más desarrolladas.

Conferencia Bridging

Un puente de conferencia permite a un gran grupo de personas participar en llamadas telefónicas. Los servicios telefónicos tradicionales no permiten más de tres personas en una línea en un momento dado. Estas llamadas pueden contener a cientos de personas a la vez.

Esto es obviamente más práctico para negocios enormes, pero seguramente el poder hablar con más de dos personas a la vez es un lujo para la mayoría de nosotros.

Cómo elegir un proveedor

Hay toneladas de opiniones sobre qué proveedor es el mejor. Lo he dicho antes y lo diré de nuevo: Tienes que saber lo que es correcto para tu negocio para sacar el máximo provecho de tu sistema de Centralita Virtual.

Con Centralizate, nosotros nos encargamos, en función a cómo es tu empresa, sus necesidades y particulares, de elegir la solución tecnológica que mejor se adapte a tus necesidades. Este aspecto es crucial. Dejarse aconsejar por los expertos en la materia. Aun así, aquí hay algunos criterios generales que se deben de tener en cuenta:

Costes implicados

Los costos son normalmente baratos porque la red utilizada por el sistema telefónico ya está en funcionamiento. Puedes esperar un cargo inicial más pequeño en comparación con un sistema PBX local, luego cargos mensuales adicionales.

Naturalmente, los complementos van a aumentar el precio, pero en comparación con la contratación de un equipo de TI y los costes de hardware, puedes esperar algunos ahorros. Bastantes. Incluso si el tuyo es un gran negocio establecido y necesitas recablear la oficina para dar soporte a un sistema de VoIP, los costos deben seguir siendo más bajos.

Algunos sitios web dicen que el costo promedio de un sistema PBX local es de aproximadamente 1000€ por usuario. No en nuestro caso donde esos costos son muy inferiores. La cifra tiene que ver con del tamaño del negocio.

Los sistemas de centralita virtual ganan ventaja a largo plazo. Los costos iniciales pueden ser lo que más eche atrás aunque siguen siendo inferiores a una PBX local. En algunos casos son necesarios enrutadores de alta gama que puedan soportar el sistema sin problemas. Pero esto solo en entornos muy grandes. Si estás en el lado más pequeño, los costos serán mínimos.

Cuando todo queda configurado, el trabajo duro ya no está en tus manos (si es que alguna vez lo estuvo porque nosotros nos encargamos de todo); ese trabajo se transfiere al proveedor del servicio. Por ejemplo, nosotros.

Calidad y fiabilidad de la red

La fiabilidad de la red es extremadamente importante por varias razones. El sistema de centralita virtual depende totalmente de lo bien que funcione la red. Si el router no puede manejar la carga de trabajo que un sistema de Centralita Virtual pondrá en él, es posible que no obtenga el máximo provecho del servicio. Dimensionar esto es cosa nuestra y normalmente no hay problema en esta parte.

Si la red se bloquea, perderás el acceso a los teléfonos. Independientemente del tamaño, la fiabilidad de la red debe ser una prioridad absoluta. Nosotros trabajamos con marcas punteras y no escatimamos en calidad.

Características Incluidas

Como se dijo anteriormente, los sistemas de Centralita Virtual vendrán con toneladas de características todas relacionadas con lo que se puede hacer con los teléfonos. Debes conocer tu negocio antes de pagar por características que no necesitas. Esto le ayudará a evitar estos errores comunes de migración a la nube. Por supuesto, Centralizate te asesora y nunca te intentará colar ningún servicio que no sea necesario.

Si lo tuyo es una pequeña empresa, las teleconferencias pueden no ser necesarias. Si te despiertas con toneladas de mensajes de voz, buscaremos un sistema que los organice y los haga fácilmente accesibles. Es tontería comprar un Ferrari si lo que necesitamos es hacer muchos kilómetros. Quizá mejor algo diesel. No se si me explico.

Call center

Opciones de soporte

Seguramente quieras que tu proveedor tenga un gran soporte al cliente. Muchas empresas ofrecen grandes opciones, pero seguramente quieras a alguien que esté decidido a resolver cualquier problema que surja en la primera llamada, en cualquier momento y en cualquier lugar. Centralizate se compromete a ser ese proveedor. Nuestro equipo de soporte está disponible por teléfono, correo electrónico y chat y es capaz de solucionar cualquier incidencia en tiempo record.

Integraciones disponibles

Las integraciones de terceros también deben tenerse muy en cuenta a la hora de elegir un proveedor. Si tu oficina funciona con Google o Microsoft Office, hay que buscar una solución que haga lo mismo.

Para Comenzar

Incluso cuando ya entendemos todo lo que entra en un servicio de Centralita Virtual, puede ser confuso mirar a través de las opciones aparentemente interminables. No te preocupes, nosotros nos encargamos de esta parte tan pesada haciéndote las recomendaciones necesarias en función a tu negocio y necesidades.

El balance final….

Puede ser desalentador buscar el sistema de centralita virtual adecuado para nuestra empresa, o aprender sobre las centralitas virtuales en general. Google es útil cuando ya sabes lo que buscas, pero si eres nuevo en el mundo de los negocios o tienes problemas tecnológicos, las funciones y los proveedores de servicios no significarán nada para ti.

Puedes utilizar esta guía como plataforma para continuar tu búsqueda, hable con los proveedores directamente y mantén tus opciones abiertas.

Obviamente, queremos ser tu compañero de viaje. Asesorarte y acompañarte en el proceso.

Sabes que nos puedes llamar y preguntar cualquier cosa sin compromiso aquí.