¿Es hora de integrar su telefonía y sistema PBX con Microsoft 365 Teams? ¡Es más fácil y rápido de lo que piensas! Aquí, repasaremos todo lo que necesita para comenzar a hacer y recibir llamadas directamente en Teams. También le daremos algunos consejos inteligentes para que la implementación se ejecute sin problemas en toda la organización.
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Asegúrese de tener los acuerdos y licencias correctos
El primer paso es asegurarse de tener un acuerdo actualizado con las licencias de Microsoft 365 que sean compatibles con telefonía y PBX en la nube (E1, E3 o E5). Con las licencias para E1 o E3, también necesitará el complemento de Microsoft para telefonía, Microsoft Phone System, para que todo funcione.
También puede obtener acceso con Microsoft 365 Business si tiene la versión básica, estándar o premium. Para estas licencias, necesita el complemento Microsoft 365 Business Voice.
Para poder conectar su PBX a los equipos, naturalmente necesitará que su solución de telefonía esté basada en la nube. Si no, la integración no funcionará. La mayoría de los operadores más populares han desarrollado su propia solución digital para telefonía y PBX que es compatible con Microsoft 365. Por ejemplo, puede integrar la solución de Telavox directamente con Teams sin tener que hacer ningún ajuste.
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Prepare el negocio para la adopción y brinde apoyo
Hoy en día, una solución de telefonía no es solo un proyecto de TI, es algo que toda la organización necesita y en lo que debe participar. Es necesario involucrar a sus compañeros de trabajo desde el principio para que la implementación sea lo más fácil posible.
Asegúrese de trabajar cerca de los usuarios incluso después de la implementación y ayúdelos en su uso. Un cliente moderno de telefonía digital suele ser una forma fácil e intuitiva de trabajar. Como herramienta de colaboración, Teams es muy complejo y contiene muchas posibilidades. Es por eso que no es suficiente con un entrenamiento de media hora de duración: es esencial seguir desarrollando y mejorando sus métodos para aprovechar al máximo el sistema.
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Deje que TI y el proveedor manejen la configuración técnica
El papel del departamento de TI en la integración es simple: todo lo que necesitan hacer es configurar sus usuarios en Microsoft. Recibirá los números de todos los empleados de su proveedor de telefonía. Luego, simplemente tiene que conectar los números a los usuarios en su portal de Microsoft 365.
Mientras tanto, el proveedor de telefonía conectará la solución a la nube mediante enrutamiento directo. Cuando se realiza la configuración y todos sus números, tanto fijos como móviles, están con Microsoft, los empleados pueden comenzar a hacer y transferir llamadas directamente en Teams.
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Los empleados configuran sus perfiles personales.
En Teams, cada usuario tiene que personalizar la configuración con respecto a cómo usar sus teléfonos. Cuando su sistema de telefonía está conectado a Microsoft, hay un número infinito de formas de atender llamadas, y requiere una estructura para administrarlo de manera eficiente. Por ejemplo, puede decidir que una llamada vaya tanto a su computadora como a su teléfono, o que llame durante 30 segundos en su computadora y luego en el teléfono.
Aquí, la compañía debe establecer reglas y pautas para que sea más fácil para todos. De esa manera, cada usuario en un departamento debe tener las mismas rutinas.
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Use el equipo adecuado
Además de que cada usuario tiene la configuración correcta en Teams, es tan vital que también tenga el hardware adecuado para administrar sus llamadas de manera efectiva. Los usuarios que necesitan un teléfono móvil para su trabajo deben tener uno, por supuesto, y todos los que atienden sus llamadas en su computadora necesitan unos auriculares decentes.
Para algunas empresas, se necesitan soluciones de conferencia más avanzadas con cámaras web, altavoces, micrófonos y pantallas para tener reuniones eficientes. Microsoft ha desarrollado Teams Rooms System, que contiene soluciones preparadas que se integran perfectamente con el software. Con él, tendrás la plataforma más competente del mundo, así que asegúrate de que el equipo esté a la altura.
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¡Manténgase actualizado!
Teams se actualiza constantemente con nuevas y emocionantes funciones. ¡Pero quién lo pone primero en sus manos es completamente al azar! La cuestión es que Microsoft no lanzará todo a todos a la vez; en cambio, su empresa puede ser una de las primeras en probar algo nuevo. Pueden ser características principales y secundarias, desde la posibilidad de cambiar el fondo en una reunión de video hasta los subtítulos directos en una llamada en curso.
Es por eso que es esencial mantenerse actualizado, estar atento a las noticias cuando las encuentre en Teams. También es importante recomendar cómo se deben utilizar las nuevas funciones para obtener el mejor resultado. Algunos pueden resultar invaluables, ¡tanto por su cooperación interna como en su comunicación con los clientes!
Fuente: blog.telavox
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