Un call center es una empresa que se dedica a ofrecer servicios de atención al cliente, ventas, cobranzas, encuestas, o cualquier otra actividad que requiera de comunicación telefónica. Un call center necesita contar con un software que le permita gestionar las llamadas, los agentes, los clientes, y los datos de forma eficiente y segura.
Sin embargo, no todos los software de call center son iguales, ni se adaptan a las necesidades y características de cada empresa. Por eso, es fundamental saber cómo elegir el software adecuado para el call center, teniendo en cuenta una serie de criterios y factores. En este artículo, te mostraremos cómo hacerlo.
Define tus necesidades y objetivos
El primer paso para elegir el software adecuado para el call center es definir tus necesidades y objetivos, es decir, qué quieres lograr con el software y qué funcionalidades necesitas para ello. Para ello, debes responder a algunas preguntas, como:
¿Qué tipo de servicio ofreces? ¿Atención al cliente, ventas, cobranzas, encuestas, etc.?
¿Qué tipo de llamadas realizas? ¿Entrantes, salientes, o mixtas?
¿Qué canales de comunicación utilizas? ¿Solo teléfono, o también email, chat, redes sociales, etc.?
¿Qué tamaño tiene tu call center? ¿Cuántos agentes, clientes, y llamadas manejas?
¿Qué presupuesto tienes para el software? ¿Cuánto estás dispuesto a invertir?
Compara las opciones disponibles
El segundo paso para elegir el software adecuado para el call center es comparar las opciones disponibles, es decir, los diferentes software que existen en el mercado y que se ajustan a tus necesidades y objetivos. Para ello, debes evaluar una serie de criterios y factores, como:
La funcionalidad, que se refiere a las características y capacidades que ofrece el software, como la gestión de llamadas, los informes, la integración, la personalización, etc.
La calidad, que se refiere a la fiabilidad, la seguridad, y el rendimiento que ofrece el software, como la estabilidad, la velocidad, la protección de datos, el soporte técnico, etc.
El precio, que se refiere al coste total que implica el software, incluyendo la licencia, la instalación, el mantenimiento, la actualización, etc.
Prueba el software antes de comprarlo
El tercer paso para elegir el software adecuado para el call center es probar el software antes de comprarlo, es decir, utilizar el software de forma real o simulada para comprobar su funcionamiento y su adecuación a tus necesidades y objetivos. Para ello, debes aprovechar las opciones que te ofrecen los proveedores, como:
La demostración, que consiste en una presentación del software por parte del proveedor, donde te muestra las principales funcionalidades y ventajas del mismo.
La prueba gratuita, que consiste en un período de tiempo limitado donde puedes usar el software sin ningún compromiso ni coste, y experimentar sus beneficios y limitaciones.
El piloto, que consiste en un proyecto de prueba donde puedes implementar el software en una parte de tu call center, y medir sus resultados y su impacto.
Elegir el software adecuado para el call center es posible
Como has visto, elegir el software adecuado para el call center es posible, si sigues una serie de pasos, como definir tus necesidades y objetivos, comparar las opciones disponibles, y probar el software antes de comprarlo. Estos pasos te permitirán encontrar el software que mejor se adapte a tu call center, y que te ayude a mejorar la calidad y la eficiencia de tu servicio.
Esperamos que este artículo te haya sido útil y te haya orientado a elegir el software adecuado para el call center. Si quieres seguir leyendo más artículos sobre este y otros temas relacionados con el mundo de los call center, te invitamos a visitar nuestro blog. Te deseamos mucho éxito y felicidad en tu camino hacia la mejora y la innovación.
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