Cómo elegir el software RPA: 10 factores clave a considerar

Las tareas domésticas privan a los trabajadores del tiempo que podrían dedicar a actividades más productivas. Si se hace bien, la RPA puede eliminar un montón de tareas sin sentido. A continuación, se explica cómo seleccionar la solución de RPA adecuada para el trabajo.

 RPA (automatización de procesos robóticos) promete rescatar a los usuarios comerciales de realizar tareas aburridas y repetitivas. De ahí el término “robótico”: la naturaleza de los trabajos realizados por RPA tiende a ser rutinaria y de bajo nivel. Las empresas utilizan el software RPA para crear bots de software que realizan trabajos estructurados predefinidos que generalmente implican completar formularios electrónicos, procesar transacciones o enviar mensajes.

Combine esas actividades básicas en flotas de bots de RPA y tendrá un enorme potencial para eliminar la monotonía, en la entrada de datos, facturación, gestión de pedidos, incorporación de RR.HH. y un sinfín de otras áreas.

Los bancos utilizan RPA para revisiones de diligencia debida sobre préstamos, procesamiento de facturas y cheques de clientes. Las organizaciones de ventas utilizan RPA para automatizar cotizaciones y facturas. Las aseguradoras utilizan RPA para acelerar la adjudicación de reclamaciones. Además, con la ayuda del aprendizaje automático, RPA puede transcribir automáticamente conversaciones grabadas, extraer texto y números de imágenes y videos, y completar bases de datos a partir de formularios completados a mano.

Bajo el capó, los sistemas RPA incluyen minería de procesos, herramientas de creación de bots, complementos para conectarse a sistemas empresariales y una capa de programación u orquestación. Las herramientas en los sistemas RPA a menudo tienen límites, por lo que las personas a veces llenan esos vacíos con scripts de automatización codificados a mano.

Es importante mantener las expectativas en línea con lo que la RPA puede manejar. Los proveedores de RPA tienden a dar a entender que sus productos contienen más inteligencia de la que realmente tienen, lo que ha llevado a cierta decepción con RPA en general. Y las implementaciones deben planificarse y ejecutarse con cuidado para evitar implementaciones de RPA fallidas. Debe tener claro lo que desea automatizar antes de seleccionar un producto de RPA y asegurarse de elegir uno que tenga las capacidades que necesita.

¿Cómo funciona la RPA?

RPA funciona extrayendo información de sus sistemas de TI existentes, ya sea a través de una interfaz al backend o emulando cómo un humano accedería al sistema desde el front-end. Con los sistemas empresariales heredados, a menudo debe pasar por el front-end, porque no puede acceder directamente al sistema back-end.

La RPA de front-end es una evolución del raspado de pantalla antiguo. Si alguna vez ha usado raspadores de pantalla durante un período prolongado, sabe que tienden a ser frágiles: en el momento en que aparece algo inusual, como un número demasiado grande para su campo, o tan pronto como cambia el formato de pantalla debido a un software actualizar, el raspador de pantalla devuelve respuestas incorrectas o deja de funcionar. El aprendizaje automático puede reducir, pero no eliminar, estos obstáculos.

Las ventajas de RPA incluyen:

• Ahorro de tiempo para los empleados al descargar tareas repetitivas a los bots
• Tasas de error reducidas en tareas automatizadas por RPA
• Tiempos más cortos para realizar tareas automatizadas
• Mayor capacidad empresarial cuando las tareas de limitación de velocidad se han automatizado
  Las limitaciones de RPA incluyen:
• Costo y tiempo para configurar bots, incluida la participación de TI, identificación de candidatos de automatización y posible consultoría
• Necesidad de monitorear y mantener bots
• Incapacidad de los bots para extraer información de documentos no estructurados y escritos a mano (pero algunos productos aplican ML para mitigar estos problemas)
• Incapacidad de los bots para detectar o tratar excepciones en tareas estándar (pero algunos productos tienen un mecanismo de revisión humana)
• Incapacidad de los bots para automatizar tareas no estándar

Una vez que el sistema RPA ha extraído la información que necesita, pasa a realizar una tarea predefinida. Los casos de uso comunes incluyen la aplicación de reglas comerciales, la generación de un informe, el envío de una factura para una cuenta por cobrar o la generación de un cheque para una cuenta por pagar.

Los bots que ejecutan tareas de RPA pueden ejecutarse atendidos o desatendidos. Los bots de RPA atendidos se ejecutan en respuesta a una solicitud de un empleado. Los bots de RPA desatendidos se ejecutan según una programación, por ejemplo, para generar informes nocturnos. Casi todos los bots de RPA necesitan supervisión y auditorías periódicas para garantizar que continúen funcionando correctamente.

Un humano debe definir el flujo de trabajo de un bot de RPA antes de que pueda funcionar. Esto a menudo comienza con la grabación de procesos, una actividad similar a la grabación de una macro, solo en varios sistemas. La analogía de las macros se extiende también a la escritura y edición de scripts para bots. Muchas soluciones de RPA también ofrecen diagramas de flujo Esta interfaz para unir elementos de la tarea de un bot, lo que permite a los “desarrolladores ciudadanos” definir flujos de trabajo. Algunos sistemas RPA, sin embargo, aún deben ser configurados por TI.

Una de las partes difíciles y que requieren mucho tiempo de reproducir los procesos comerciales existentes es identificar cuáles son los procesos comerciales y cómo funcionan. Algunas herramientas de minería de procesos de RPA pueden analizar los registros de los procesos existentes; otros necesitan observar y registrar a los empleados en el trabajo. En el peor de los casos, este descubrimiento de procesos debe realizarse manualmente.

Cómo elegir un producto RPA

Antes de comprometerse con un producto RPA, debe comprender que cada uno de ellos utiliza sus propios formatos de archivo patentados. A pesar de su utilidad, todos son moteles de cucarachas y carecen por completo de portabilidad. No es que estén ignorando los estándares: no hay estándares. Evalúe cuidadosamente y haga una prueba de concepto antes de comprometer a su empresa con una implementación, porque cambiar de opinión más adelante será doloroso y costoso.

Verifique que todas las funciones básicas, y las funciones diferenciadoras que cree que necesitará, funcionen en su entorno. Cree scripts utilizando todas las herramientas suministradas y demuestre que la orquestación funciona correctamente. Pruebe un bot desatendido, verifique que los bots puedan analizar sus documentos no estructurados y PDF, y siga los procedimientos de minería de procesos.

Diez criterios para elegir herramientas RPA

Preste especial atención a estos factores clave en su evaluación:

Facilidad de configuración del bot. 

Debe haber una variedad de formas de configurar un bot para diferentes personas. Los usuarios comerciales deben poder señalar y hacer clic en las aplicaciones que utilizan normalmente mientras una grabadora toma nota de las acciones. Los desarrolladores ciudadanos deberían poder utilizar un entorno de código bajo para definir bots y reglas comerciales. Y finalmente, los programadores profesionales deberían poder escribir código de automatización real que llame a las API de la herramienta RPA.

Capacidades de código bajo. 

Por lo general, el desarrollo de código bajo es una combinación de construcción de línea de tiempo de arrastrar y soltar desde una caja de herramientas de acciones, completar formularios de propiedad y escribir un fragmento de código ocasional. Escribir pequeñas cantidades de código, por ejemplo, “monto_préstamo <0.20 * ingreso_anual” puede ser mucho más rápido que los métodos gráficos para especificar una regla comercial.

Atendido vs. desatendido. 

Algunos bots solo tienen sentido si se ejecutan bajo demanda (atendidos) cuando un usuario empresarial los necesita para realizar una tarea bien definida, por ejemplo, “convertir este gráfico en texto y colocarlo en el portapapeles”. Otros bots tienen más sentido si se ejecutan en respuesta a un evento (sin supervisión), como “realizar la debida diligencia en cada solicitud de préstamo enviada desde el sitio web”. Necesitas ambos tipos de bots.

Capacidades de aprendizaje automático.

Las herramientas de RPA de hace unos años tenían problemas para extraer información de documentos no estructurados y, por lo general, el 80% de la información de una empresa se encuentra en documentos no estructurados en lugar de bases de datos. En estos días, es común usar las capacidades de aprendizaje automático de RPA para analizar documentos, encontrar los números requeridos y devolvérselos al usuario. Algunos proveedores y analistas llaman a esto hiperautomatización, pero el lenguaje elegante no cambia la funcionalidad.

Manejo de excepciones y revisión humana. 

Los modelos categóricos de aprendizaje automático suelen estimar las probabilidades de los posibles resultados. Por ejemplo, un modelo para predecir incumplimientos de préstamos que arroja una probabilidad de incumplimiento del 90% podría recomendar denegar el préstamo, y uno que calcula una probabilidad de incumplimiento del 5% podría recomendar la concesión del préstamo. En algún lugar entre esas probabilidades, hay espacio para el juicio humano, y la herramienta RPA debería poder enviar el caso para su revisión.

Integración con aplicaciones empresariales. 

Un bot no es muy bueno para su empresa si no puede obtener información de sus aplicaciones empresariales. Por lo general, es más fácil que analizar archivos PDF, pero necesita controladores, complementos y credenciales para todas sus bases de datos, sistemas de contabilidad, sistemas de recursos humanos y otras aplicaciones empresariales.

Orquestación y administración. 

Antes de que pueda ejecutar bots, debe configurarlos y proporcionar las credenciales que necesitan para ejecutarse, generalmente en un almacén de credenciales seguro. También debe autorizar a los usuarios a crear y ejecutar sus bots, y aprovisionar sus bots desatendidos para que se ejecuten en recursos específicos en respuesta a eventos específicos. Finalmente, debe monitorear los bots y las excepciones directas a los humanos.

Bots en la nube. 

Cuando RPA comenzó, los bots de RPA se ejecutaban exclusivamente en los escritorios de los usuarios y los servidores de la empresa. Pero a medida que los estados de TI se han convertido en la nube, las empresas han configurado máquinas virtuales en la nube para que las utilicen los bots. Recientemente, algunas empresas de RPA han implementado bots “nativos de la nube” que se ejecutan como aplicaciones en la nube utilizando API en la nube en lugar de ejecutarse en máquinas virtuales Windows, macOS o Linux. Incluso si su empresa tiene invertido poco en aplicaciones en la nube hoy, eventualmente lo hará, por lo que esta capacidad es muy deseable.

Descubrimiento y minería de procesos y tareas. 

Averiguar sus procesos y priorizarlos para la automatización es a menudo la parte más lenta de la implementación de RPA. Cuanto más pueda ayudarlo la aplicación del proveedor de RPA a extraer procesos de los registros del sistema y construir flujos de tareas mediante la observación, más fácil y rápido será comenzar a automatizar.

Escalabilidad. 

A medida que su implementación de RPA se implementa en la empresa y maneja más automatizaciones, puede encontrarse fácilmente con problemas de escalabilidad, especialmente para bots desatendidos. Una implementación en la nube, ya sea nativa, en máquinas virtuales o en contenedores, a menudo puede mitigar los problemas de escalabilidad, especialmente si el componente de orquestación es capaz de aprovisionar bots adicionales según sea necesario.

En última instancia, el éxito o el fracaso de la implementación de su RPA dependerá de la identificación de los procesos y tareas de mayor recompensa para la automatización. Por ejemplo, si el proceso de mayor recompensa para un banco es realizar la debida diligencia en las solicitudes de préstamos, conviértalo (o una tarea clave de ese proceso) en su prueba de concepto de RPA.

No escatime en su ciclo de prueba. Si resulta que a la solución RPA que ha adoptado le falta alguna capacidad o es inadecuada, y necesita cambiar, se encontrará con un mundo de dolor. Para mitigar el riesgo de tener que volver a crear todos sus bots desde cero, debe documentar todos los pasos de cada tarea y proceso. Cuando cambia de caballo, es posible que deba pasar una semana reimplementando cada bot, pero puede evitar el mes que pasó averiguando cada proceso.

Por Martin Heller