Teletrabajo: modalidades, regulación, ventajas y desventajas

Teletrabajo. Es un concepto que estos días estamos oyendo mucho. Pero, ¿qué es el teletrabajo? ¿En qué consiste exactamente? ¿Qué derechos y obligaciones tienen los teletrabajadores? ¿Y con qué ventajas y desventajas cuenta?

¿Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es una forma flexible de organización del trabajo, que consiste en llevar a cabo la actividad profesional para la empresa a distancia, es decir, sin que el trabajador esté físicamente en su centro de trabajo durante una parte importante de su horario laboral. Se puede realizar de diferentes formas y puede ser tanto a tiempo completo o a tiempo parcial.

No existe una definición de teletrabajo consensuad y oficial a nivel internacional, pero la Organización Internacional del Trabajo (OIT) dice que el teletrabajo es: “el trabajo que una persona, designada como trabajador a domicilio, realiza: en su domicilio o en otros locales que escoja, distintos de los locales de trabajo del empleador; a cambio de una remuneración; con el fin de elaborar un producto o prestar un servicio conforme a las especificaciones del empleador, independientemente de quién proporcione el equipo, los materiales u otros elementos utilizados para ello”.

Son las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) las que han facilitado la adopción y extensión (si bien lenta en España) del teletrabajo como una forma más de la organización de la jornada laboral, puesto que permiten la comunicación a distancia con la empresa, para que el trabajador pueda seguir desempeñando las mismas labores que en la empresa.

El teletrabajo queda cubierto por el contrato de trabajo, que además, debe registrarlo en su letra, por lo que el teletrabajador tiene los mismos derechos que el resto de los trabajadores de la empresa en cuanto a salario, vacaciones, permisos, etc.

Modalidades de teletrabajo

Existen diferentes modalidades o tipos de teletrabajo en función del lugar desde el que se desempeñe. A continuación veremos tres de estas modalidades en detalle. En cualquier caso, la característica que comparten es el hecho de que la actividad laboral se desempeña fuera del centro de trabajo de la empresa y a distancia.

Desde casa

El teletrabajo desde el propio domicilio del trabajador es la forma más habitual de teletrabajo actualmente y el que más potencial de crecimiento tiene. El teletrabajo desde casa implica el uso de las TIC para poder estar conectado al centro de trabajo en la distancia.

Normalmente y a día de hoy, se suele destinar un día o dos a realizar la jornada diaria laboral desde casa y esto hace que se le considere como una de las formas del salario emocional de las empresas, ya que ayuda a equilibrar la vida profesional y privada, así como a la conciliación familiar y laboral.

Aunque el teletrabajo desde casa puede acabar causando aislamiento y se deben tener en cuenta algunas consideraciones, como el lugar de la cada para teletrabajar y la necesidad de realizar una evaluación de los riesgos del puesto de trabajo en casa.

Centros de teletrabajo o telecentros

Otra de las modalidades de teletrabajo es aquella que se realiza desde un centro de teletrabajo o telecentro. Se trata de una oficina de recursos compartidos, que dispone de las instalaciones de telecomunicaciones y equipos informáticos necesarios para desarrollar actividades de teletrabajo.

Los telecentros comparten algunas de estas características:

• Se reduce el tiempo de desplazamiento de los trabajadores y suponen un ahorro de tiempo y dinero, a la vez que ayuda a mejorar el medio ambiente y la salud de los usuarios.
•  Pueden ayudar a llevar de puestos de trabajo a zonas rurales.
• Pueden ayudar a mejorar la formación informática de los trabajadores locales.
•  Son una solución para evitar el aislamiento social de los teletrabajadores que puede provocar el trabajo desde casa.
• Permiten aprovechar mejor el centro de trabajo, puesto que puede usarse las 24 horas del día en diferentes turnos.
•     Aunque los gastosa de funcionamiento son variables, tienden a ser una inversión que se recupera en menos de dos años gracias a los beneficios obtenidos por al empresa a través de este programa.

Teletrabajadores móviles o itinerantes

Existe una tercera modalidad de teletrabajo, consiste en los teletrabajadores móviles o itinerantes, es decir, trabajadores que realizan su labor a distancia desde cualquier punto no fijo, pero manteniendo el contacto constante con la empresa gracias al empleo de las TIC.

La regulación del teletrabajo

La legislación en España sobre el teletrabajo queda recogida en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores, que tras la Reforma Laboral de 2012, actualizó su redacción para dar mayor cobertura a los trabajadores a distancia o teletrabajadores. Así, el artículo 13 dice:

“Tendrá la consideración de trabajo a distancia aquel en que la prestación de la actividad laboral se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa. El acuerdo por el que se establezca el trabajo a distancia se formalizará por escrito y los trabajadores bajo esta modalidad tendrán los mismos derechos que los que prestan sus servicios en el centro de trabajo”.

Y reconoce que los teletrabajadores tendrán los mismos derechos y obligaciones que el resto de trabajadores de la plantilla en cuanto al acceso a la formación profesional continua, a una adecuada protección en materia de seguridad y de la salud, de representación colectiva y salario.

Hay que señalar que el teletrabajo debe ser siempre una decisión voluntaria del empleado y del empleador y debe estar registrada en el convenio colectivo de aplicación o en el contrato del trabajador.

¿Quién paga los gastos asociados al teletrabajo?

Debe ser el empresario quien pague los gastos asociados directamente al teletrabajo cuando este es de naturaleza regular y por lo tanto deberá ocuparse de los gastos, sobre todo, de las comunicaciones y el apoyo técnico necesario (servicio de Internet, equipos, instalaciones, etc.), así como de los suministros de energía, agua y climatización que se generen durante la jornada laboral.

¿Qué gastos puede reclamar el teletrabajador?

Visto lo anterior, por tanto el teletrabajador tendrá derecho a reclamar determinados gastos a la empresa, cuando desempeña su actividad laboral con regularidad desde su casa.

Estos son los gastos que podría reclamar el teletrabajador a su empleador:

•     Electricidad
•     Teléfono y conexión a Internet
•     Instalaciones y equipamiento necesario
•     Material de oficina
•     Depreciación del mobiliario que se use en la actividad

Ventajas del teletrabajo

El teletrabajo tiene ventajas tanto para el trabajador como para la empresa que merece la pena mencionar, para tenerlas en consideración cuando evaluemos la posibilidad de implementarlo.

Ventajas para el trabajador:

•     Reducción de gastos en el desplazamiento a la oficina.
•     Más flexibilidad en la organización del trabajo.
•     Facilita la conciliación entre la vida laboral y la familiar.
•     Ayuda a la reducción del estrés y a aumentar la calidad de vida.
•     Promueve la autonomía.
•     Más tiempo libre al eliminar, por ejemplo, la necesidad de trasladarse a la oficina.

Ventajas para la empresa:

• El trabajo por objetivos habitual en el teletrabajo aumenta la productividad.
• Reducción de costes (por ejemplo, cuando un día a la semana toda la plantilla o gran parte de ella teletrabaja y se puede cerrar la oficina).
• Ahorro energético.
• Reducción del absentismo laboral.
• Trabajadores más motivados y satisfechos.
• Ahorro en espacio, instalaciones y transporte.
• Ayuda a retener el talento (la mayoría de los trabajadores actuales valoran positivamente que la empresa disponga de teletrabajo).
• Permite trabajar con profesionales fuera de la propia localidad o incluso de otros países.
• Ayuda a reducir la contaminación ambiental.

Desventajas del teletrabajo

Pero el teletrabajo tiene ventajas e inconvenientes también. Entre estas desventajas encontramos:

• Posible aislamiento social del trabajador al perder contacto presencial con el equipo o la oficina.
• Puede provocar sedentarismo a los trabajadores, con los posibles problemas de salud que se derivan de ello.
• La empresa tiene menor control sobre el teletrabajador y las tareas que desempeña.
• Puede resultar más difícil medir la productividad, sobre todo cuando no se trabaja por objetivos.

El futuro del teletrabajo

Se podría decir que el futuro es el teletrabajo, puesto que los elementos que lo hacen posible actualmente no solo seguirán presentes el día de mañana, sino que habrán mejorado, por ejemplo, la conectividad, los equipos informáticos, las funcionalidades, las posibilidades que ofrece la nube, etc. Además, las necesidades que promueven la adopción de este tipo de organización del trabajo a distancia también seguirán presentes, como los problemas de tráfico o un medio ambiente que necesitamos cuidar más, reduciendo, por ejemplo, los niveles de contaminación.

Por ello, el teletrabajo se irá extendiendo de manera paulatina en los próximos años, sobre todo porque cada es una opción cada vez más demandada por los trabajadores en cuento a flexibilidad laboral (aproximadamente el 69% está a favor del teletrabajo). Y tras los efectos y las medidas tomadas para combatir el coronavirus, tal vez veamos como el teletrabajo avanza un poco más rápido entre las empresas españolas.

Consejos para el teletrabajador

Para que evitar algunos de esos inconvenientes que hemos mencionado sobre el teletrabajo, hay varias recomendaciones de expertos para trabajar desde casa:

• Tendrás autonomía en el trabajo, por lo que te recomendamos llevar un calendario o agenda laboral, para establecer objetivos diarios y a corto plazo a cumplir.
• Crea una rutina de trabajo, con un horario fijo, que puede ser más flexible, pero con el que sepas cuándo te pones a trabajar y cuándo finalizas la jornada.
• Es preferible no trabajar en pijama, ponerte ropa de calle, aunque sea cómoda, ayudará a tu cerebro a entender que es momento de trabajar.
• Intenta eliminar todas las posibles distracciones que no tendrías si estuvieras en la oficina (redes sociales, llamadas personales por teléfono, hablar con otras personas ajenas al trabajo, etc.).
• Lo ideal, si es posible, es destinar una habitación distinta al dormitorio o el salón al lugar de trabajo, donde tener todo lo necesario para trabajar.
• No te aísles. Actualmente hay aplicaciones que permiten estar en contacto con los compañeros de trabajo, por lo que mantén el contacto, aunque sea virtual, consulta con ellos e incluso programa alguna reunión periódica.
• Mide tu productividad para poder mejorar si lo necesitas y alcanzar todos tus objetivos.
• Sal de casa. El teletrabajo desde casa implica que vamos a pasar una gran parte del tiempo en nuestro domicilio, por lo que es necesario que salgamos de ella al menos una vez al día. Momento que podemos aprovechar para hacer algo de ejercicio, que nos ayude a mantener la salud y evitar el sedentarismo.

 Herramientas para la comunicación y la productividad

Como comentábamos un poco más arriba, actualmente existen diversas aplicaciones y herramientas que podemos usar para mantener la comunicación y medir la productividad a la hora de recurrir al teletrabajo; herramienta.s que ayudan a los equipos a estar conectados entre sí, a perseguir los objetivos marcados y a controlar la productividad de los trabajadores a distancia.

A continuación vamos a listar algunas de estas aplicaciones y herramientas ideadas para trabajar a distancia.

Comunicación

Herramientas de Google Drive:

Desde Google Drive, donde podemos almacenar archivos y documentos y compartirlos con otros compañeros, hasta Google Docs, con el que podremos editar textos online entre varios, y el resto de aplicaciones estilo office, como las hojas de cálculo (Sheets) o las presentaciones (Slides), podremos usar estas herramientas para compartir nuestro trabajo con los demás en tiempo real. Además, son completamente gratuitas.

 Slack:

Es una herramienta de chat con la que se pueden crear diferentes canales para departamentos o proyectos, permite conversaciones en grupo y privadas y el envío de archivos.

Adobe Connect:

Es una herramienta de videoconferencia, permite la personalización de la interfaz para hacer las reuniones más interactivas. Se pueden habilitar diferentes elementos como chata, video, encuestas, simulaciones o anotaciones.

Loomio:

Esta herramienta está centrada en las reuniones y tomas de decisiones por votación, con la posibilidad de hacerlo en diferentes tiempos, pensando en aquellos equipos internacionales y los diferentes usos horarios en los que viven sus miembros. Con Loomio podemos crear un debate, invitar a los usuarios al mismo para que den sus puntos de vista o hagan sus propuestas. Se podrá aceptar, rechazar, abstenerse o bloquear una propuesta o decisión. Cuando todos los participantes hayan votado, se podrá tomar la medida correspondiente.

Gestión de proyectos

Trello:

Esta aplicación está pensada para la organización y planificación de proyectos mediante la creación de tableros, en los que los participantes pueden subir archivos, dejar comentarios y mantener conversaciones con el resto de miembros del equipo. Ideal para el trabajo por objetivos.

Asana:

Esta aplicación web permite a sus usuarios trabajar en equipo y gestionar proyectos de una manera eficiente. Se pueden crear espacios de trabajo por departamentos o proyectos e invitar al equipo por correo electrónico. Permite la creación de tareas, añadir fechas de entrega y vencimiento, escribir comentarios, subir archivos y llevar un cierto control sobre la productividad, puesto que facilita el trabajo por objetivos.

Microsoft Teams:

Esta plataforma combina la comunicación y la colaboración al contar con chat de trabajo, video llamadas, subida de archivos para compartir y poder integrar la suite de Office 365. Con ella se puede mantener al equipo comunicado y además organizado.

Productividad

Toggl:

Si lo que queremos es medir la productividad, esta herramienta es una buena opción, puesto que permite medir el tiempo. Se pueden añadir proyectos, asociarlos a clientes concretos y ponerles etiquetas. Así mismo, cuenta con un temporizador que permitirá medir los tiempos, hacer gráficos y desarrollar informes con los que evaluar la productividad de los trabajadores.

Chimp or Champ:

Esta herramienta también permite conocer la productividad de los trabajadores, además de su satisfacción con el puesto de trabajo y la involucración en el mismo. Mide de manera anónima el ritmo del equipo y ayuda a mejorar la productividad.

TimeDoctor:

Es otro gestor de productividad de los trabajadores, monitoriza los tiempos para poder mejorar los resultados. Entre las herramientas con las que cuenta tiene monitorización de actividad mediante chat y capturas de pantalla, medición de tiempos por proyecto y clientes, control de pausas y avisos cuando se visitan sitios web no relacionados con el trabajo. Además, puede realizar de manera automática informes detallados sobre esos aspectos.

Esperamos que esta entrada sobre el teletrabajo os haya resultado de utilidad. Si es una opción que os estáis planteando para implementar en vuestra empresa, recordad que podéis consultar sus posibilidades con un buen asesor (encuentra el más cercano en Asesorias.com).