Los emprendedores que ofrecen un servicio de call center se acercan mucho más a sus clientes. Esto a su vez genera mayores oportunidades para cerrar ventas y generar ingresos. Sin embargo, cuando se utilizan sistemas de call center, lo que más se desea es que sean rápidos, eficientes y funcionales. Esto se puede lograr en parte integrando un PBX virtual con software de terceros.
Una persona que vende productos o servicios probablemente no entenderá sobre software, softphones y similares. Sin embargo, hay algunos aspectos técnicos a los que debe prestar atención si desea un centro de llamadas eficaz. Por eso, hoy aprenderás lo importante que es la integración de la centralita virtual con el resto de herramientas que maneja una empresa. Esto es fundamental para las nuevas empresas que ofrecen servicios.
¿Qué es importante cuando se trata de tener un centro de llamadas?
Integre la centralita virtual con software de terceros
Es posible que las empresas no requieran grandes sistemas de servicio al cliente, especialmente al principio. Pero aquellas empresas que se encargan de ofrecer un servicio deben configurar al menos un pequeño departamento de call center. En estos casos es fundamental comprender qué es la centralita virtual y qué aspectos técnicos operan en ella.
Hoy en día, la centralita de call center es un servicio más que brinda una compañía telefónica a empresas y emprendedores. Básicamente, esto significa que los emprendedores que invierten en este tipo de programa ni siquiera necesitan ingenieros para operarlo. Sin embargo, la elección del programa a contratar será vital para brindar un buen servicio al cliente.
En este sentido, es importante contratar una centralita virtual que sea rápida, de probada eficacia y con una interfaz sencilla. Por supuesto, también es deseable un sistema que se adapte al tipo de servicio de la empresa contratante. Pero además de todo esto, es muy importante tener la posibilidad de integrar la centralita virtual con software de terceros.
¿Qué hace una centralita virtual?
Antes de entrar en aspectos técnicos, es importante saber qué hace una centralita virtual. Se trata de un programa que permite gestionar la comunicación telefónica comercial de una empresa. Y esa gestión se basa en las siguientes funciones básicas:
Conexión de todos los dispositivos telefónicos: Lo básico de una centralita es poder conectar cada uno de los operadores que atenderán a la clientela de una empresa. Esto permite a los clientes comunicarse a través de un solo número de teléfono, pero también controlar lo que hacen los agentes telefónicos.
Mejore el manejo de llamadas: el PBX virtual le permite transferir, silenciar o poner llamadas en espera. Estas son funciones que facilitan el manejo de llamadas porque lo hacen más profesional.
Migrar a telefonía IP: Una de las grandes ventajas de la nueva centralita virtual es que permite migrar todas las comunicaciones a telefonía IP. Esto significa que todas las llamadas recibidas o realizadas desde la empresa estarán respaldadas por una conexión de banda ancha y no por la línea telefónica tradicional.
Comunicación más económica: Al migrar la comunicación a telefonía IP se vuelve más económica. Esta es una de las razones por las que muchos emprendedores y empresas contratan un servicio de PBX virtual.
Los PBX virtuales de hoy han evolucionado mucho. De hecho, estos programas incorporan ahora módulos muy avanzados que van más allá de la comunicación telefónica. Pero por el momento, conocer estas funciones básicas es lo importante para entender la importancia de integrar PBX virtual con software de terceros.
¿Qué sucede en los call centers obsoletos?
Uno de los problemas de los centros de llamadas al comienzo del nuevo milenio es que eran muy lentos. Esto se debió a muchos factores que estaban básicamente relacionados con el alto costo de tener este tipo de departamentos en el pasado. Por supuesto, los programas lentos a su vez conducen a una menor productividad y una dinámica de trabajo complicada en los centros de servicio al cliente.
Desafortunadamente, lo que debería ser un problema del pasado todavía es evidente en los centros de llamadas más nuevos. Esto se debe a que muchas empresas están construyendo sus centros de llamadas basándose en software y sistemas obsoletos. Precisamente uno de los problemas que presenta este tipo de departamentos es la no integración de la centralita virtual con el resto del software gestionado por los teleoperadores.
Muchos softwares de PBX virtuales no tienen la capacidad de integrarse con el resto de aplicaciones administradas por los agentes telefónicos. Lo cierto es que un operador gestiona un mínimo de cinco programas para realizar su gestión. En realidad, este número puede aumentar considerablemente, dependiendo del call center y los sistemas que incorpore.
¿Qué se gana integrando PBX virtual con software de terceros?
Básicamente, el beneficio de integrar PBX virtual con software de terceros es ganar velocidad y simplificación. Las ventajas de tener la centralita virtual y las aplicaciones de gestión en un único entorno digital son las siguientes:
Mejor funcionamiento de las aplicaciones:
Al integrar todas las aperturas de programas no chocan entre sí. Computadoras que implementar este tipo de integración tienden a funcionar mejor durante la gestión.
Facilidad de aprendizaje:
Uno de los problemas del trabajo de call center tiene que ver con el aprendizaje de nuevos operadores. Al tener muchos programas diferentes, es posible que se sientan confundidos. Por otro lado, ver todas las aplicaciones en un único entorno facilita la formación.
Trabajo organizado:
La posibilidad de tener todos los programas en un mismo entorno permite al operador trabajar con mayor organización. Esto también es clave para mejorar los tiempos de respuesta. Lo crea o no, la presentación visual de las aplicaciones en la pantalla tiene un impacto en la gestión de los agentes telefónicos.
Mayor productividad:
Tener un sistema más organizado, más fácil de aprender y más rápido genera, como resultado lógico, una mejora en la productividad. El servicio se brinda en menos tiempo y las llamadas se manejan de manera más eficiente.
Parece insignificante, pero la integración de PBX virtual con software de terceros mejora el trabajo del centro de llamadas. Aquellos que han trabajado en un centro de llamadas comprenden lo crucial que puede ser esto. En realidad, se trata de una solución tecnológica que llegó al mercado porque atendía una necesidad real en los centros de atención al cliente.
¿Para qué empresas es necesaria la automatización?
Como se mencionó anteriormente, las empresas que más se benefician de la integración de PBX virtuales con software de terceros son las que ofrecen servicios. Por supuesto, esto dependerá de las aplicaciones que deban utilizar sus operadores en el momento de la gestión telefónica.
Las empresas que utilizan más de tres o cuatro aplicaciones deben utilizar un PBX virtual con capacidades de integración de software de terceros. Del mismo modo, las empresas que utilizan programas que tienen interfaces y funciones muy diferentes podrían beneficiarse de esto. El aprendizaje y el dominio del software por parte de sus agentes telefónicos se produce más rápidamente.
También se debe considerar el tipo de actividad que realiza la empresa que contrata la centralita virtual. En este sentido, los bancos, las compañías de seguros, las empresas de televisión por cable y los servicios básicos son los que más pueden beneficiarse de la integración. Esto se debe a que trabajan con varias aplicaciones y pueden realizar diferentes tipos de gestión de clientes. Más allá de esto, poder integrar PBX virtual con software de terceros es favorable para cualquier empresa que trabaje con atención al cliente.
La centralita virtual con integración es innovadora
Contratar una centralita virtual que pueda integrar software de terceros siempre es una buena noticia. Esto solo significa que el programa es innovador y actualizado, lo cual es positivo. Precisamente, el problema de muchos call center es que tienen sistemas muy arcaicos y limitados. Esto no les permite mejorar su productividad.
Una centralita virtual innovadora se caracteriza por una interfaz fácil de usar. Además, su funcionamiento suele ser muy rápido sin importar cuántos empleados estén conectados. Además, tienen la ventaja de que sus datos se almacenan en espacios virtuales, soportados por Internet. Además de esto, las aplicaciones más actualizadas cuentan con módulos complementarios que ayudan mucho tanto en la atención al cliente como en el marketing.
Neotel ofrece una centralita virtual moderna, rápida y funcional que permite la integración con software de terceros. El costo es uno de los más competitivos del mercado y su desempeño está avalado por muchas empresas que utilizan la plataforma.
Además, el software de centro de llamadas de Neotel tiene módulos que permiten a las empresas crecer. Entre ellos se encuentran el marcador predictivo, la llamada robotizada, la plataforma para envío de SMS masivos, el botón click to call me back para páginas web, fax virtual, entre otros. Como puede ver, nuestras herramientas van más allá del alcance de la comunicación empresarial telefónica. Sin duda, esta es una inversión que se puede realizar con mucha flexibilidad, pero útil para atraer a más clientes y atenderlos de la mejor manera posible.
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