Muchas organizaciones reconocen la importancia del proceso de gestión de turnos de personal y han implementado soluciones basadas en algoritmos inteligentes hace décadas. Hay industrias pioneras, como la aeronáutica, que han tenido que innovar en esta materia debido a la complejidad de tareas y procesos inter-relacionados que ocurren al interior de la misma, como garantizar, por ejemplo, que los despegues se realicen en el horario planificado, asegurando los más altos estándares de puntualidad y seguridad. Sin embargo, hay muchas otras industrias que continúan realizando sus turnos en Excel o con soluciones menos sofisticadas que las obligan a tener procesos manuales menos robustos y costosos desde el punto de vista económico.
En palabras de Federico dos Reis, CEO de INFORM en Latinoamérica: “En INFORM llevamos más de 50 años apoyando los procesos empresariales a través de algoritmos y la toma de decisiones digitales. Gracias a nuestro enfoque ayudamos a las empresas de diversas industrias (independiente de su tamaño) a ser más eficientes y resilientes para hacer frente a las necesidades operaciones del día a día”.
El proceso de planificación de personal se extiende en diferentes horizontes: estratégico, táctico y operacional. Todos ellos deben ser gestionados de manera correcta para poder mantener altos niveles de servicio, garantizar la calidad de vida de los colaboradores y mantener una organización eficiente en términos de costos.
En la planificación estratégica es donde se define el cómo se va a operar. Allí se pueden realizar simulaciones con nuevos estándares operacionales o procesos, analizar -por ejemplo- la cantidad de personal, sus contratos y las estructuras de turnos óptimas para cubrir un nuevo local, centro de distribución o planta productiva, entre otros aspectos. Adicionalmente, las empresas son capaces de simular el impacto de cambios futuros que se esperan en la regulación (por ejemplo: reducción de la jornada laboral que es una tendencia), así como cambios en los acuerdos con los colaboradores. La gestión anticipada de las vacaciones, tanto en la ventana estratégica como en la táctica, es fundamental para poder garantizar los recursos necesarios en períodos de alta necesidad de personal y no generar simultaneidades o ineficiencias que produzcan mermas.
En la planificación táctica estos nuevos procesos y tecnologías permiten a las organizaciones realizar estimaciones de necesidad de personal por día más detalladas. Esto, sumado a una optimización de los turnos a utilizar, se traduce en beneficios atractivos para la organización. Por otro lado, los algoritmos de optimización permiten incorporar reglas relacionadas con ergonomía en las secuencias de turnos, distribuciones equitativas de estos, preferencias de los empleados, entre otras.
Estas medidas impactan de manera directa en la motivación y rotación de personal, lo que se traduce en ahorros en los departamentos de selección y capacitación, además de una disminución del ausentismo operacional. “Contar con el personal idóneo es un gran desafío para las empresas ya que invierten tiempo y dinero en capacitarlos y muchas veces tienen rotaciones por encima de 20% o 30% anual. Solo aquellas capaces de retenerlos logran generar una ventaja competitiva en la industria”, añade dos Reis.
De este modo, en el día a día de una empresa surgen disrupciones que pueden generar ineficiencias y estrés en la operación y en los colaboradores. “Basados en esta realidad sabemos que, una correcta gestión del ausentismo, visibilidad detallada de la necesidad de personal y manejo correcto de las horas extras son algunos de los beneficios que este tipo de soluciones permiten realizar para una correcta ejecución del negocio”, enfatiza.
Para finalizar, el ejecutivo explica que “el uso de IA -y en particular su rama de investigación de operaciones- fueron y son clave para que empresas de diferentes industrias puedan sortear los obstáculos que dejó la pandemia. En la región son cada vez más las empresas e industrias que están dando este salto tecnológico y esperamos que estos próximos años el crecimiento sea exponencial”.
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