Las 12 mejores herramientas para el teletrabajo

Según datos del INE, solo un 7% de los ocupados en España (1,4 millones de personas) realizan teletrabajo de forma ocasional frente a países como Finlandia, Luxemburgo o Países Bajos, donde ronda el 15%.

Ante esta situación de excepcionalidad por el coronavirus, muchos han tenido que empezar a trabajar desde casa sin referencias y sin conocimientos de las plataformas que pueden facilitar esta nueva etapa. En IEBS sabemos que iniciarse en esta modalidad puede ser complicado y, aunque estamos seguros de que la situación mejorará en breves, en este artículo te detallamos las mejores herramientas para el teletrabajo.

¿Preparad@? ¡Toma nota de las mejores herramientas para el teletrabajo!

Herramientas de teletrabajo y gestión de crisis

Desde la escuela hemos recopilado una serie de herramientas y recursos para la gestión interna de nuestro propio trabajo. Compartimos con vosotros este documento para que os pueda ayudar en vuestro día a día; en él encontraréis herramientas de gestión del tiempo, CRM, mapas mentales, comunicación de equipos, todas las noticias actualizadas del Covid-19 o libros recomendados en estos días.

Es un documento recopilatorio de mucho valor que queremos compartir con todos vosotros. No dudéis en echarle un vistazo y ayudarnos a mejorarlo día a día.

Herramientas para organizarse

Cuando cambias tu rutina y empiezas a implementar en tu vida el teletrabajo, hay diversos aspectos que nos son más complicados a la hora de adaptarnos. Uno de ellos es la organización. Por eso, a continuación te recomendamos las tres mejores herramientas de teletrabajo para que te olvides, por fin, de las agendas tradicionales:

Trello

Trello es una herramienta que facilita el trabajo colaborativo mediante el uso de tarjetas, listas y tableros. Permite al usuario organizar y priorizar los proyectos según su importancia.

Además, también da la posibilidad de añadir comentarios, adjuntar archivos, poner fechas de vencimiento, y muchos más detalles que te ayudarán a profundizar y a ser más productivo.

Active Collab

Active Collab es una herramienta de gestión de proyectos que brinda al usuario total control sobre su trabajo. Te servirá de apoyo a la hora de enfrentarte a los desafíos comerciales de manera eficiente y a eliminar los obstáculos para lograr el éxito.

Está dirigido a profesionales creativos. Con opciones para la gestión de tareas, la colaboración en equipo y el seguimiento del tiempo y el presupuesto. El objetivo es limitar el tiempo perdido con el correo electrónico. También eliminar la situación de confusión cuando se trata de quién hace qué, para cuándo y de qué manera.

Asana

Asana es la herramienta de gestión de trabajo que los equipos usan para mantenerse enfocados en las metas, proyectos y tareas diarias. Esta plataforma te permite planificar y estructurar el trabajo de la manera que prefieras. Estableciendo prioridades y fechas límite, además de compartiendo detalles y asignando tareas. Podrás conocer el estado de cada trabajo a tiempo real y orientar a todo el equipo hacia los mismos objetivos.

Por último, con Asana también podrás crear planes visuales del proyecto para ver cómo se organiza cada paso, detectar riesgos y eliminar barreras.

Herramientas para comunicación online

La comunicación por correo electrónico es cada vez menos efectiva. Es lenta y se suelen recibir más de los que podemos gestionar. Por eso, si lo que buscas es poder comunicarte con tu equipo de manera instantánea, te presentamos las mejores herramientas para el teletrabajo. Decubre cómo comunicarse online:

Skype

Todos conocemos Skype, la herramienta de videollamadas y chats que cuenta con millones de usuarios. Skype se adapta a todos los dispositivos. Se puede usar tanto en el móvil, como en la tablet, ordenador, o incluso mediante Alexa o la Xbox.

Permite realizar con una audioconferencia con un máximo de 50 usuarios. Pero no solo eso, esta herramienta también te da la posibilidad de grabar las llamas, habilitar subtítulos en directo o comunicarte mediante el chat inteligente.

Además, también sirve para enviar archivos, realizar entrevistas y conectarse desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Google Hangouts

Como no, Google no podía faltar en nuestra lista, y aparece nada menos que con la herramienta de comunicación Hangouts. Una plataforma excelente para realizar videoconferencias en directo. Pueden participar hasta 10 personas si tienes el plan básico, o 25 si tienes el business. En una conversación, por otro lado, pueden unirse hasta 150 personas.

Las conversaciones se archivan en la nube permitiendo sincronizarlas entre diferentes dispositivos. Desde el propio programa se pueden realizar llamadas y enviar SMS a móviles sin esta plataforma.

Por otro lado, también puedes ver cuando un contacto está disponible dentro de la conversación. Cuando está en línea aparece un avatar debajo del contacto y, si no lo está, la imagen desaparece.

Slak

Por último, entre las mejores herramientas de teletrabajo para comunicación se encuentra Slack. Slack nació con el objetivo de reemplazar el correo electrónico dentro de las empresas. Es la herramienta ideal para trabajar en equipo. Ofrece a todos los miembros de un grupo una visión compartida del progreso y un propósito claro para trabajar en canales.

En lugar de tener una sola bandeja de entrada desbordada, como en el caso del correo electrónico, Slack organiza las conversaciones en canales. Esto supone la creación de espacios organizados para todo lo relacionado con un proyecto, tema o equipo. También simplifica el seguimiento de conversaciones y la búsqueda de información en un archivo. Te permite elegir qué conversaciones crees que son prioritarias y más importantes, y cuáles pueden esperar.

Herramientas para guardar archivos

Muchos tenemos nuestros archivos perfectamente ordenados en nuestro escritorio del ordenador. Esto es muy valioso si siempre trabajas desde el mismo dispositivo pero, ¿y si se te estropea el ordenador? Imagina que de repente tienes que trabajar desde un dispositivo nuevo. Necesitas un lugar donde almacenar tus archivos. Por eso, en esta sección te presentamos las mejores herramientas de teletrabajo para guardar archivos:

Google Drive

Google Drive permite a los usuarios guardar, compartir y acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo, pudiendo ocupar hasta 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito. Con el plan de empresa, Google Drive ofrece a las organizaciones pagar solo por el espacio de almacenamiento que utilicen los empleados. Estando incluidos Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

Gracias a esta herramienta, solo con una cuenta en Google podrás acceder a tus archivos desde cualquier lugar del mundo, y desde cualquier dispositivo. También puedes compartir archivos y carpetas invitando a otros usuarios, sin necesidad de descargarlos y adjuntarlos en un correo electrónico.

Dropbox

Dropbox es una herramienta muy útil, ya que permite subir y transferir archivos a la nube, y compartirlos con quien quieras. También puedes crear copias de seguridad de fotos, vídeos, documentos, y lo que tu quieras.

Es el primer espacio de trabajo inteligente del mundo, donde se reúne todo el contenido de tu equipo en un mismo lugar. Dropbox ayuda a organizarte, a centrarte y a mantener a todo el mundo al tanto de lo que pasa. Las sugerencias personalizadas te ofrecen archivos y carpetas en el momento adecuado para que dediques menos tiempo en buscarlos. Esta plataforma también es útil a la hora de sincronizarte con tus compañeros de trabajo, pues te ayuda a coordinarte con tu equipo y a avanzar tus proyectos con las herramientas que usas a diario.

WeTransfer

WeTransfer es la plataforma perfecta para enviar archivos de manera fácil y rapida. Es una herramienta basada en la nube diseñada especialmente para la transferencia de archivos pesados, a una o más personas, mediante el correo electrónico.

La principal ventaja de esta plataforma, a diferencia de la anterior, es que no necesitas tener una cuenta para utilizarlo. Ni el que envía el archivo, ni el que lo recibe. También te permite crear cuentas personales ya que, además de la versión gratuita, cuenta con un plan de pago con el que puedes beneficiarte de enviar hasta 20 GB en archivos. En vez de los 2 GB del plan gratuito.

Herramientas para almacenar contraseñas

Uno de los temas más delicados para las empresas, y más tediosos para los que optan por el teletrabajo, es la gestión de las contraseñas. Por eso, a continuación, te explicamos cuáles son las mejores herramientas de teletrabajo para almacenarlas:

Dashlane

Dashlane es una plataforma que recoge todas las contraseñas y la información personal en un lugar que solo controla el usuario. Esto permite usarlos al instante con total seguridad y en el momento en el que se necesite.

También te da la opción de cambiar sus contraseñas antiguas y débiles por otras seguras fácilmente. Una contraseña única sin tener que memorizarla. Todo un avance tecnológico para evitar los hackeos.

Lastpass

Lastpass tiene una función similar a Dashlane, pero con el foco en recordar todas las contraseñas de forma segura para que no tenga que hacerlo el usuario. Permite que te olvides de los interminables procesos para recuperar contraseñas. En cuanto guardas una contraseña en esta plataforma, siempre la tendrás disponible de forma rápida y sencilla para cuando quieras volver a iniciar sesión.

Por otro lado, también rellenará automáticamente todos los datos de pago y envío cuando quieras hacer una compra o almacenar registros digitales de todos los ámbitos. Te permite compartir contraseñas y notas de un modo cómodo y seguro a quien quieras.

Keeper

Por último, nuestra lista de mejores herramientas de teletrabajo termina con Keeper. Keeper es uno de los gestores de contraseñas mejor valorados para proteger a los usuarios de las filtraciones relacionadas con las contraseñas y las ciberamenazas. Su plataforma de seguridad de conocimiento cero se adapta al tamaño y a los requisitos de cada organización.

Las características principales de esta herramienta son:

•     Seguridad de primer nivel
•     Fácil de usar
•     Máxima flexibilidad
•     Asistencia constante

Por otro lado, si lo que buscas es formar parte del cambio laboral, aprovecha las nuevas oportunidades que ofrece la revolución tecnológica. Conviértete en un excelente reclutador profesional y aprende a aplicar estrategias innovadoras para diseñar y gestionar cada aspecto de la Dirección de los RRHH. Hazlo con el Master en Dirección de Recursos Humanos 4.0 de IEBSchool.