La transformación digital de las empresas es inevitable, pequeñas y grandes empresas transitan un proceso de implementación tecnológica que cambiará sus sistemas y operaciones, y un elemento importante es el teletrabajo.
El teletrabajo tiene diferentes vertientes: la capacidad para colaborar entre varios equipos, algo que resuelven con plataformas como Slack, liderar equipos a distancia, función que se puede obtener con aplicaciones como TeamViewer.
Los servicios de almacenamiento en la nube también son grandes aliados, como OneDrive o Dropbox, que permiten sincronizar documentos en cualquier equipo. Todas éstas son herramientas operativas que se utilizan habitualmente, pero existe un factor fundamental para la eficiencia en el teletrabajo: comunicación.
CRM y centralita en la nube
La telefonía IP es una tecnología que puede superar las limitaciones de una oficina tradicional aunado a las herramientas que la aprovechan como una centralita virtual y un CRM en la nube.
La centralita virtual supera las limitaciones de la telefonía tradicional, todas las comunicaciones de la empresa migran hacia un entorno online. Los empleados no sólo se liberan de la extensión de su mesa, sino que incorporan esta herramienta en su monitor, tablet o móvil.
Sin importar el lugar y el momento, pueden recibir una llamada que llega al número de la empresa y que se puede desviar a su extensión, ya sea de forma manual o estableciendo un menú de voz que distribuya a los clientes hacia los departamentos correspondientes.
Esto permite cosas como montar un call center en menos de una hora, con empleados operativos como si estuvieran todos juntos.
Gracias a otro factor presente en la telefonía IP, los números virtuales, no hacen falta ni que los clientes estén llamando al mismo número. Es posible establecer los números locales por geografías, para dar una sensación de mayor cercanía, y que el equipo de agentes esté distribuido cada uno desde su casa o cualquier lugar del mundo. Esto también permite atender en más idiomas sin tener que contratar a personas bilingües en cada país.
Estos números virtuales pueden asociarse en la página web de la empresa con un botón de llamada gratuita e instantánea, gracias a la tecnología webRTC.
Con sólo un click, el cliente puede ponerse en contacto con la empresa, ya que esta tecnología funciona en cualquier navegador, incluso los más utilizados, como son Firefox y Chrome. Esto brinda la posibilidad de realizar llamadas sin necesidad de instalar extensiones o aplicaciones externas a través de los altavoces y micrófonos del dispositivo.
El elemento necesario y complementario a una centralita virtual para la gestión de las comunicaciones y relaciones con los clientes de una empresa es un CRM, (customer relationship management). Esta herramienta, al igual que la centralita virtual, está alojada en la nube y es posible acceder desde cualquier lugar del mundo, por lo que ya no es suficiente con sólo estar sujeta como aplicación de escritorio.
Videoconferencia y teletrabajo
La presencia de un humano tras la pantalla de un monitor es cada vez más valiosa. Con la mejora de las conexiones, las videoconferencias son el sustituto ya de numerosas reuniones presenciales que ya no necesitan de complejos sistemas de video. Esto permite que cualquier empleado con un ordenador o móvil pueda conectarse a una reunión “cara a cara” desde una alternativa digital.
La productividad de la empresa se fortalece a través del correo electrónico, las reuniones internas y con clientes por videollamadas, y reducción de tiempo. Esta revolución digital tiene otro rostro amable: reduce la huella de carbono, es más sustentable y reduce los gastos de las empresas.
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