Zoom señala que debido al auge del trabajo híbrido, la definición del espacio de trabajo tradicional se ha ampliado y actualmente un espacio de trabajo es cualquier lugar donde un empleado puede concentrarse y realizar su trabajo, sea éste en casa, oficina o cuando esté de viaje.
Zoom y expertos de la industria recomiendan la manera en que las organizaciones pueden preparar sus espacios de trabajo para el futuro, las mejores prácticas que deben seguir y cómo medir el éxito de las mejoras de su espacio de trabajo. Algunos conceptos clave son:
Espacios diseñados y dinámicos
Aunque la sala de conferencias tradicional, donde se llevan a cabo reuniones más grandes, sigue desempeñando un papel valioso en la oficina, los empleados necesitan otros ambientes de reunión que se adapten mejor a sus diversas necesidades. De lo contrario, los colaboradores pueden terminar utilizando grandes espacios de juntas para reuniones individuales, o bien, sesiones de intercambio de ideas, o viceversa, lo que puede generar problemas en el espacio de trabajo y un uso ineficiente de las salas de juntas.
La creación de espacios diseñados dentro de la oficina ayudará a garantizar que los empleados tengan los espacios que necesitan para colaborar y usar los espacios de reunión de manera efectiva. Estos son algunos ejemplos de espacios dinámicos que se pueden incluir en la oficina:
- Espacios de entrada: el personal puede hacer preguntas a la recepcionista, ver o reservar espacios disponibles o completar importantes procedimientos de registro.
- Espacios individuales: perfectos para reuniones individuales con partes interesadas externas, pequeñas sesiones de lluvia de ideas, o incluso, un espacio tranquilo donde los empleados pueden grabar contenido y presentaciones.
- Team Spaces: al igual que la sala de conferencias tradicional, estos son espacios donde los equipos pueden reunirse, colaborar y generar ideas con personal remoto o externo, o bien, cuando un grupo necesita realizar una reunión más grande de manera profesional y organizada.
- Espacios comunes: estos espacios, como la cocina, la sala de estar o la sala de juegos, sirven como un lugar donde las personas pueden intercambiar y generar ideas, además de compartir sus pensamientos en un área informal. También, sirven como excelentes espacios para llamadas de todos los equipos y eventos de equipos grandes.
Espacio de trabajo remoto
La oficina ya no es el único espacio de trabajo y los teletrabajadores a menudo no tienen acceso a los mismos espacios especialmente diseñados para ellos. Puede ser que les resulte difícil ser tan eficientes o tener la misma experiencia profesional que sus compañeros de oficina. Proporcionar muebles como escritorios y sillas que promuevan la productividad y protejan la salud de los trabajadores puede ayudar a garantizar que sus empleados se sientan lo mejor posible mientras trabajan desde casa.
Comunicaciones unificadas
Una de las formas más efectivas de preparar a los empleados, es implementar una solución de comunicaciones unificadas de nivel empresarial que pueda crear una experiencia tecnológica consistente e incorporar la flexibilidad en centro del espacio de trabajo.
Con una plataforma de comunicaciones unificadas como Zoom, los colaboradores pueden disfrutar de:
- Workspace Reservation: los empleados pueden ver y reservar fácilmente los recursos de la oficina cuando no están en la oficina, así como iniciar sesión en los recursos en el sitio, como son las salas de conferencias, escritorios y otros equipos.
- Experiencia coherente e independiente del dispositivo: una solución de nivel empresarial permite a los empleados comunicarse y colaborar con casi cualquier dispositivo que utilicen, mientras que una interfase de usuario coherente garantiza que los empleados obtengan la misma experiencia sin importar dónde se encuentren.
- Flexibilidad: con acceso a las mismas características y funcionalidades, ya sea en casa, en la oficina o en movimiento, los trabajadores híbridos pueden ser productivos independientemente de su ubicación.
Las métricas
Los datos son la mejor manera de medir el impacto de las soluciones y pueden indicar las áreas que necesitan mejoras adicionales. Estas son algunas de las formas en que se pueden usar las métricas para evaluar la efectividad de los cambios:
- Utilizar datos anteriores como referencia: aunque los datos históricos, como la cantidad de habitaciones y escritorios que se tienen o las puntuaciones anteriores de compromiso de los empleados, pueden no ser muy reveladores, pero sí son un buen indicador de los cambios que se han producido.
- Recopilar nuevas métricas: recopilar nuevos datos sobre el uso de la sala, como cuántas personas la usan a la vez, cuántos participantes remotos asistieron a reuniones en espacios de conferencias y más, puede proporcionar información útil sobre cómo se utilizan las salas, espacios y cómo se puede mejorar esa experiencia.
- Los mejores datos son los que se solicitan: las encuestas de colaboradores son excelentes para descubrir dónde necesita mejorar. Pueden proporcionar inconvenientes específicos y hardware común o solicitudes de funciones, indicar algunas oportunidades perdidas y señalar procesos o tecnologías ineficaces.
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